Veranstaltungen mit externen Gästen

HIP 90-020

Was Sie wissen müssen

Das Rektorat kann Personengruppen (Nicht-Hochschulmitglieder) unter bestimmten Voraussetzungen den Zugang zu den Hochschulgebäuden zulassen (gemäß § 1a Absatz 3 CoronaVO Studienbetrieb und Beschluss des Rektorats RKT 2.AO vom 2.11.2020).

Stellen Sie rechtzeitig vor Beginn des Besuchs/Veranstaltung den Antrag auf Veranstaltungen mit externen Gästen. HIP leitet Sie in mehreren Schritten durch die Beantragung.

Die strikte Einhaltung
- der Zutritts- und Teilnahmeverbots-Regelungen
- der Hygiene- und Abstandsregelungen
- der Datenverarbeitungspflicht (Papierversion)
sind grundlegende Voraussetzungen für den Zutritt.

Was Sie tun müssen

  1. Loggen Sie sich unter HTTPS://HIP.HS-FURTWANGEN.DE/ mit Ihrem HFU-Account ein und öffnen Sie unter „Services“ den Bereich „Veranstaltungen mit Externen“.

    • Die Startseite erscheint.

  2. Klicken Sie unten auf den Button „Antrag für eigene Veranstaltung stellen“ oder auf den Button "Antrag für andere Person stellen", wenn Sie im Auftrag für eine andere Person den Antrag stellen wollen.

  3. Geben Sie dann die abgefragten Daten in die jeweiligen Felder ein und bestätigen Sie mit „Zur nächsten Seite“.

    • Sie werden in zwei Schritten durch den Antrag geleitet.

    • Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

    • Bei "Angaben zu teilnehmenden Personen" geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen aller eingeladenen Personen ein. Klicken Sie hierzu auf den Button "Personen hinzufügen" (siehe Abbildung 3.2).

  4. Falls ein Pflichtfeld vergessen wurde zu bearbeiten, erhalten Sie eine rote Meldung rechts unten.

  5. Prüfen Sie in der Übersicht Ihre Angaben  (siehe Abbildung 5.1).
    Klicken Sie auf „Weiterleiten“ (siehe Abbildung 5.2) um den Antrag an das Rektorat zur Freigabe weiterzuleiten.

    • Falls Sie Änderungen vornehmen möchten, wählen Sie den Button "Zurück". In der Liste Ihrer Anträge finden Sie das Stiftesymbol . Damit gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus Ihres Antrags. Mit "Bearbeiten", rechts oben (siehe Abbildung 5.3) können Sie Ihren Antrag editieren.

    • Anträge mit den Status "neu" oder "zurückgewiesen" können ebenfalls mit dem Stiftsymbol bearbeitet/editiert werden.

  6. Ihr Antrag muss vom Rektorat genehmigt werden. Der jeweilige Status, in dem sich der Antrag befindet, wird unter „Meine Anträge“ bzw. "Mein Archiv" angezeigt.

     

    Unter „Meine Anträge“ werden Anträge gelistet, die haben den Status:

    neu: Anträge sind noch nicht zur Unterschrift weitergeleitet, weiterhin editierbar (mit dem Stiftsymbol ).
    zurückgewiesen: Anträge sind vom Rektorat mit Kommentar zurückgewiesen, Antrag ist wieder editierbar (mit dem Stiftsymbol ) und kann erneut zur Unterschrift weitergeleitet werden.

     

    Unter „Mein Archiv“ werden Anträge gelistet, die haben den Status:

    beantragt: Anträge sind von Ihnen weitergeleitet und liegen zur Unterschrift beim Rektorat vor, ab jetzt nicht mehr editierbar.
    genehmigt: Genehmigter Antrag des Rektorats.

  7. Genehmigte Anträge finden Sie unter "Meine Anträge" im Tab "Mein Archiv".

    • Sie erhalten eine Bestätigungsmails von HIP: 

      Der Betreff der jeweiligen Mail lautet:

      [HIP] Ihr Antrag zur Veranstaltung mit externen Gästen wurde genehmigt

    • Bitte beachten Sie: Ein Antrag ist erst dann genehmigt, wenn er vom Rektorat genehmigt wurde und der Status "genehmigt" gesetzt ist.

Probleme oder Fragen?

IMZ | IT-Infrastructure Services

Schreiben Sie ein Ticket an "Hochschulinternes Portal (HIP)" auf servicedesk.hs-furtwangen.de.