Meeting-Raum erstellen und verwalten

MEMEO 10-010

Was Sie wissen müssen

DFNconf – Der Konferenzdienst im Deutschen Forschungsnetz (vormals MEMEO) bietet zahlreiche Möglichkeiten der virtuellen Lehre und Zusammenarbeit: Sie können sich jederzeit und von jedem Ort online mit Ihren Kollegen/Studierenden/Kommilitonen und auch Externen treffen, via Application-Sharing gemeinsam Dokumente besprechen und bearbeiten (z.B. pdf-Dokumente, ppt-Dokumente, u.a.). Um alle diese Vorteile zu nutzen, benötigen Sie als Erstes einen Meeting-Raum.

Was Sie tun müssen

  1. Öffnen Sie in Ihrem Browser folgenden Link: https://webconf.vc.dfn.de/

    • Die LogIn-Seite zu der MEMEO-Onlinekonferenz öffnet sich.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anmeldung über DFN-AAI oder DFNconf"

    • Ein neues Fenster für die Wahl der Heimatorganisation öffnet sich.

  3. Geben Sie unter "Bitte geben Sie den Namen Ihrer Einrichtung (oder Teile davon) an:" "Furtwangen" ein und wählen Sie den Eintrag anschließend aus.

    • Sie werden auf die Anmeldemaske der HFU weitergeleitet.

  4. Melden Sie sich mit Ihrem HFU-Account an.

    • Die sich öffnende Startseite zeigt Ihnen alle Meetings an, in denen Sie Veranstalter, Moderator oder Teilnehmer sind.

  5. Um ein neues Meeting anzulegen klicken Sie auf „+ Erstellen“ (oben rechts) und wählen Sie im sich öffnenden Menü „Meeting“.

    • Das Fenster zur Konfiguration des Meetings öffnet sich.

  6. Geben Sie dem Meeting einen Namen und eine URL.

    • Anfangszeit/Dauer des Meetings ist nur relevant, wenn Sie aus dem Management-System eine Einladung schicken möchten. Das Meeting existiert unabhängig der hier angegebenen Zeiten.

  7. Wählen Sie unter Zugriff eine der folgenden Optionen aus, um den Zugriff zu regeln.

    • 1. „Nur registrierte Nutzer haben Zugang zum Raum (Gastzugriff gesperrt)“: Registriert sind HFU-Mitglieder, die im nächsten Schritt händisch eingetragen werden.
      2.  „Nur registrierte Benutzer und Kontomitglieder dürfen den Raum betreten": Auch Personen, die nicht Connect, sondern andere Adobe-Produkte im Unternehmenskonto nutzen, können sich einloggen. Dieser Fall ist für die Hochschulmitglieder nicht relevant.
      3. „Nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste dürfen den Raum betreten“: Auch nicht-registrierte Personen können sich als Gast in den Raum einloggen, müssen jedoch Ihre Genehmigung abwarten, um den Raum tatsächlich betreten zu können. Dazu müssen Sie sich im Meeting-Raum aufhalten.
      4. „Alle Personen, die die URL für das Meeting haben, dürfen den Raum betreten“: Jede Person, die die URL kennt, kann sich in den Raum einloggen.

      Zusatzoption: Wählen Sie ein Passwort, um das Meeting zusätzlich mit einem Code zu sichern.

  8. Lassen Sie die „Einstellungen für Audiokonferenz“ unberührt und klicken Sie unten auf „Weiter“.

    • Das Fenster zum Auswählen der Teilnehmer öffnet sich.

  9. „Suchen“ Sie (wenn gewünscht) nach einzelnen Teilnehmenden und fügen Sie diese hinzu.
    Setzen Sie ggf. entsprechende „Berechtigungen“.

    • Teilnehmer können im Meeting hören/chatten. Rechte können im Meeting erweitert werden.
      Moderatoren können zusätzlich Mikrofon/Webcam freischalten und Inhalte präsentieren .
      Veranstalter können zusätzlich das Meeting im Management-System bearbeiten.

  10. Senden Sie (wenn gewünscht) eine E-Mail-Einladung an die eingetragenen Teilnehmenden, in dem Sie auf „Weiter“ klicken.
    Wählen Sie direkt „Fertigstellen“, wenn Sie keine Einladung senden wollen.

    • Das Meeting wurde angelegt.

  11. Bearbeiten Sie das Meeting nachträglich, in dem Sie im Tab „Home“ (oben links) auf das Bleistiftsymbol klicken, welches rechts erscheint, wenn Sie die Maus über das entsprechende Meeting führen.

    • Im Bearbeitungsmodus können Sie Name, Beschreibung und Zugriff ändern, Teilnehmer, Einladung, Materialien und Aufzeichnungen verwalten und die Meeting-Berichte einsehen.

    • Um ein Meeting zu löschen, haken Sie dieses im Tab „Meetings“ an und klicken auf „Löschen“.

  12. Öffnen Sie in der Adobe Connect Applikation den jeweiligen Meeting-Link, den Sie bereits im Management-System (Externer Link wird in neuem Fenster geöffnet:https://webconf.vc.dfn.de/) erstellt haben.

     

    • Wir empfehlen Ihnen, die „Meeting Application for Adobe Connect“ zu installieren:
      Mit der Applikation haben Sie einen schnellen und einfachen Zugriff zu den Räumen und ein technisch stabileres Setting im Vergleich zur Durchführung von Online-Meetings direkt im Browser.

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