Navigieren als Veranstalter/Moderator | MEMEO (DFNconf (ehemals MEMEO))

Was Sie wissen müssen

Innerhalb eines Meeting-Raums gibt es verschiedene Rechte.
Als Veranstalter haben Sie das Recht das Meeting im Management-System zu erstellen und zu verwalten (siehe HelpCard 10-010), den Raum entsprechend der Anforderungen anzupassen (siehe HelpCard 10-020) und die Rechte der Teilnehmer zu verwalten (siehe Schritt 5).
Als Moderator haben Sie Mikrofon- und Webcamrechte sowie das Recht Inhalte zu präsentieren (Bildschirm, Präsentation) und das Whiteboard zu nutzen (Schritte 3 und 4).
Als Teilnehmer können Sie lediglich hören und nonverbal kommunizieren (siehe HelpCard 20-020).

Testen Sie Ihre Computerumgebung mit dem Prüfassistenten vor dem Meeting und installieren Sie ggf. das angebotene AddIn.

Wir empfehlen Ihnen die „Meeting Application for Adobe Connect“ zu installieren.

Mit der Applikation haben Sie einen schnellen und einfachen Zugriff zu den Räumen und ein technisch stabileres Setting im Vergleich zu Online-Meetings direkt im Browser.

Was Sie tun müssen

Öffnen Sie in der Adobe Connect Applikation den jeweiligen Meeting-Link, den Sie bereits im Management-System (https://webconf.vc.dfn.de/) erstellt haben (siehe HelpCard 10-010) oder den Sie vom Besitzer des Meetings erhalten haben.
- Die LogIn-Seite öffnet sich.
Klicken Sie unter dem Tab "Registrierter Benutzer" auf "Anmeldung über DFN-AAI oder DFNconf"
- Ein neues Fenster für die Wahl der Heimatorganisation öffnet sich.
Geben Sie unter "Bitte geben Sie den Namen Ihrer Einrichtung (oder Teile davon) an:" "Furtwangen" ein und wählen Sie den Eintrag anschließend aus.
- Sie werden auf die Anmeldemaske der HFU weitergeleitet.
Melden Sie sich mit Ihrem HFU-Account an.
- Das Meeting öffnet sich.
Aktivieren / Deaktivieren Sie je nach Bedarf den Lautsprecher / das Mikrofon / die Webcam mit einem Klick auf das jeweilige Symbol (in der Menüzeile oben).
- Lautsprecher: Beim Betreten des Raumes ist der Lautsprecher i.d.R bereits aktiv (grün).
  Mikrofon: Ggf. müssen Sie das Aktivieren des Mikrofons noch bestätigen / zulassen.
  Webcam: Vorschau öffnet sich. Richten Sie die Webcam aus und klicken Sie „Freigabe starten“.
- Bei Audio-Problemen: Testen Sie Ihre Einstellungen unter „Meeting“ > „Assistent für die Audio-Einrichtung“. Korrigieren Sie die Einstellungen ggf. im Assistenten oder in Ihrer Systemsteuerung. Kontrollieren Sie, ob Audio an Ihrem Gerät aktiviert ist.
- Bei Webcam-Problemen: Klicken Sie neben dem Webcam-Symbol auf das Menü (Dreieck) und prüfen Sie, ob die richtige Webcam ausgewählt ist.
- Bei generellen Übertragungsproblemen: Kontrollieren Sie Ihre Internetverbindung, empfehlen Sie dem Plenum, das Mikrofon zu deaktivieren solange nicht gesprochen wird (erneuter Klick auf Mikro-Symbol) und pausieren Sie die Webcam (Symbol Webcam-Bild unten links).
- Ggf. liegen die Probleme nicht bei Ihnen. Geben Sie die oben genannten Hinweise (evtl. über den Chat ) an die anderen Meeting-Teilnehmer weiter.
Zeigen Sie Ihren Desktop, präsentieren Sie eine Datei oder öffnen Sie ein Whiteboard, in dem Sie das Menü rechts neben „Meinen Bildschirm freigeben“ öffnen und entsprechendes anwählen.
- Meinen Bildschirm freigeben: Wählen Sie die Freigabe des gesamten Desktops, einer/mehrerer bereits geöffneten/r Anwendung/en oder einer/mehrerer Datei/en.
  Dokument freigeben: Laden Sie eine Datei (pdf, ppt, jgp) im Voraus hoch, um die Bandbreite nicht zu sehr zu strapazieren.
  Whiteboard freigeben: Schreiben Sie die zentralen Punkte eines Meetings oder ähnliches auf. Bereits erstellte Whiteboards finden Sie unter „zuletzt freigegeben“.
Bearbeiten Sie (als Veranstalter) die Rechte Einzelner (z.B. Mikrofon aktivieren), in dem Sie die Maus auf den jeweiligen Teilnehmenden legen und diese im sich öffnende Menü einstellen.
- Sie als Veranstalter können mit einem Klick auf „Webcam für Teilnehmer aktivieren“ in der Menüleiste neben dem Webcam-Symbol allen Teilnehmern das Recht zur Videoübertragung einräumen. Haben Sie dies erfolgreich aktiviert, erscheint bei erneutem Öffnen des Menüsein Haken vor „Webcam für Teilnehmer aktivieren“.
- Die Teilnehmer müssen zum Aktivieren Ihrer Webcam dieselben Schritte durchlaufen wie der Veranstalter (siehe HelpCard 20-040).
- Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen eines Teilnehmers, können Sie auch einzelnen Teilnehmern mit dem sich öffnenden Menü das Übertragungsrecht einräumen oder entziehen.
- Bei der Auswahl des Symbols „Zu Wort melden“ erhalten Sie als Veranstalter zusätzlich ein Fenster oben rechts mit der Wortmeldung des jeweiligen Teilnehmers.
  Klicken Sie auf „Genehmigen“, erhält der Teilnehmer automatisch das Mikrofonrecht und kann über die Meldung „Jetzt sprechen“ oder einem Klick auf das Mikrofonsymbol in der Menüleiste das Mikrofon aktivieren.
  Möchten Sie das Mikrofon des Teilnehmers wieder deaktivieren, dann fahren Sie mit der Maus den Teilnehmer an und wählen im sich öffnenden Fenster die entsprechende Funktion.
  Klicken Sie auf „Ablehnen“ wird der Status „Zu Wort melden“ beim Teilnehmer und in Teilnehmer-Pod automatisch gelöscht.
Geben Sie den Teilnehmenden zu Beginn des Meetings einen kurzen Überblick über deren Kommunikationsmöglichkeit und die Kommunikations- und Verhaltensregeln in Ihrem Meeting (siehe zu Rechten eines Teilnehmers auch HelpCard 20-020).

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