Nutzerzertifikat als digitale Unterschrift einsetzen

ZERT 10-150

Was Sie wissen müssen

Damit Sie ein PDF-Dokument digital unterschreiben können, benötigen Sie – wie zum Unterschreiben in HIP - ein Nutzerzertifikat.
(Nutzerzertifikate haben nur Beschäftigte der HFU).

Bitte beachten Sie dazu die anderen Helpcards "Externer Link wird in neuem Fenster geöffnet:Benutzerzertifikate", insbesondere die für die Beantragung und den Import in die einzelnen Umgebungen (u. a. Windows, Externer Link wird in neuem Fenster geöffnet:ZERT 10-040).

Sie können Ihre digitale Unterschrift sowohl mit dem PDF-XChangeEditor als auch mit Adobe Acrobat Pro DC und Adobe Reader DC einfügen. Diese Programme erkennen automatisch Ihr importiertes Zertifikat, das Sie mit dem Import-Vorgang auch in den Windows-Zertifikatsspeicher geladen haben.

Was Sie tun müssen

  1. Digitale Unterschrift im PDF-XChangeEditor einfügen

    Öffnen Sie die Datei, in die Ihre Signatur eingefügt werden soll, und klicken Sie auf die Registerkarte „Schützen“.

    • Alle Befehle dieser Registerkarte werden angezeigt.

  2. Klicken Sie auf „Dokument signieren“ oder auf „Signatur einfügen“.

    • Der Cursor wird zu einem blauen Feld mit einem Stift oben links.

  3. Positionieren Sie den Cursor an die Position, an der Ihre Unterschrift eingefügt werden soll, und klicken Sie zur Bestätigung.

    • Das Fenster „Dokument signieren“ wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf „OK“.

    • Die Signatur ist an Cursorposition eingefügt.

    • Ist die Signatur erfolgreich importiert (siehe „Was Sie wissen müssen“), befindet sie sich im Zertifikatsspeicher von Windows und wird beim Signieren von dort in das Dokument eingefügt.

  5. Sie möchten das Aussehen der Signatur im PDF-XChange-Editor verändern:

    Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3.

    • Das Fenster „Dokument signieren“ wird geöffnet.

  6. Klicken Sie unter Punkt 2. Details und Aussehen der Signatur auf „Verwalten“, und wählen Sie „Neu“.

    • Das Fenster „Vorlage für digitale Signatur hinzufügen“ wird geöffnet.

    • Unter „Grafik anzeigen“ haben Sie verschiedene Optionen für das Aussehen der Grafik.
      (Sie können auch eine Datei mit Ihrer eingescannten Unterschrift hochladen.)

      Unter „Text anzeigen“ können Sie die verschiedenen Angaben an- oder abwählen, die in der Signatur angezeigt oder nicht angezeigt werden sollen.

    • Im Vorschaufenster sehen Sie sofort Ihre Änderungen.

  7. Klicken Sie auf „OK“ zur Bestätigung.

    • Ihre erstellte Signatur-Vorlage erscheint im Signaturen-Fenster.

    • Sie können beliebig viele Vorlagen erstellen und beim Signieren die Gewünschte auswählen.

    • 7.1
      Enlarge image
      Digitale Unterschrift mit dem PDFXChange-Editor verwalten

      Eine digitale Unterschrift mit Hilfe des PDFXChange-Editors verwalten und die Vorlage für digitale Signaturen anpassen.

  8. Klicken Sie auf „OK“ zur Bestätigung, und bestätigen Sie auch im Fenster „Dokument signieren“ mit „OK“.

    • Ihre gewünschte Signatur ist an Cursorposition eingefügt.

  9. Digitale Unterschrift in Adobe Acrobat Pro DC sowie Adobe Reader DC einfügen
    Folgende Vorarbeit ist nötig:
    Öffnen Sie das entsprechende Adobe-Programm ohne Datei, und wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten / Voreinstellungen".

    • Das Fenster "Voreinstellungen" wird geöffnet.

  10. Wählen Sie „Unterschriften, und klicken Sie danach rechts auf "Weitere" bei "Identitäten und vertrauenswürdige Zertifikate".

    • Das Fenster "Einstellungen für digitale IDs und vertrauenswürdige Zertifikate" wird geöffnet.

  11. Markieren Sie Ihr Benutzerzertifikat im rechten Fenster, und klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste auf das Stiftsymbol.

    • Es werden Ihnen mehrere Optionen für die Verwendung Ihres Benutzerzertifikats angezeigt.

  12. Klicken Sie auf "Zum Unterschreiben verwenden", und schließen Sie das Fenster mit dem "X" oben rechts.

    • 12.1
      Enlarge image
      Digitale Unterschrift mit Adobe Acrobat

      1. Voraussetzung für das digitale Unterschreiben: Einstellung für das Nutzerzertifikat „Zum Unterschreiben verwenden“

  13. Klicken Sie auf "Weitere" bei "Überprüfung".

  14. Wählen Sie folgende zusätzliche Voreinstellungen für das Prüfen von Unterschriften aus (Häkchen setzen):
    1. Beim Öffnen des Dokuments Unterschriften prüfen
    2. Überprüfen von Unterschriften
    3. Überprüfen von zertifizierten Dokumenten

    • 14.1
      Enlarge image
      Digitale Unterschrift mit Adobe Acrobat

      2. Voraussetzung für das digitale Unterschreiben: Einstellung für das Prüfen von Unterschriften

  15. Klicken Sie abschließend auf OK und noch einmal auf "OK" um das Fenster "Voreinstellungen" zu schließen.

    • Die Vorarbeiten sind abgeschlossen.

  16. Digitale Unterschrift einfügen
    Öffnen Sie die Datei, in die Ihre Signatur eingefügt werden soll, und wählen Sie im Werkzeugfenster rechts "Zertifikate".

    • Falls "Zertifikate" nicht sichtbar sein sollte, klicken Sie in der Menüleiste auf "Anzeige /  Werkzeuge / Zertifikate / Öffnen".

    • Die Werkzeugleiste „Zertifikate“ wird angezeigt.

  17. Klicken Sie auf „Digital unterschreiben“.

    • Es erscheint die Meldung: „Klicken Sie und ziehen Sie mit der Maus einen Rahmen, in dem die Unterschrift angezeigt werden soll. Wenn Sie den gewünschten Bereich gekennzeichnet haben, folgt der nächste Schritt des Unterzeichnungsvorgangs.“

    • Dies ist eine immer wiederkehrende Meldung, die Sie aber mit einem Klick in das Kästchen "Diese Meldung nicht mehr anzeigen" deaktivieren können.

  18. Bestätigen Sie mit „OK“, und ziehen Sie mit der Maus an der Stelle im Dokument den Rahmen, in dem die Unterschrift angezeigt werden soll.

    • Das Fenster "Mit einer digitalen ID signieren" wird geöffnet.

    • Ihr Nutzerzertifikat wird angezeigt und steht Ihnen zur Unterschrift zur Verfügung.

  19. Klicken Sie auf „Weiter“.

    • Das Fenster „Signieren als „IHR NAME“ wird geöffnet.

    • Sie haben die Möglichkeit, das Erscheinungsbild zu verändern, indem Sie neben „Erscheinungsbild“ auf "Erstellen" (Beim 2. Mal auf „Bearbeiten“) klicken. Hier können Sie verschiedene Optionen (Name, Datum, Logo (=Adobe-Logo), Grund, Speicherort, Beschriftungen, Charakteristischer Name, Adobe Acrobat Version) an- oder abwählen.
      Sie können sich mehrere Erscheinungsbilder Ihrer digitalen Signatur erstellen (auch mit einem Unterschriftsbild).

    • 19.1
      Enlarge image
      Digitale Unterschrift mit Adobe Acrobat verwalten

      Eine digitale Unterschrift mit Hilfe von Adobe Acrobat verwalten und die Unterschriftsdarstellung anpassen.

  20. Klicken Sie auf „Unterschreiben“.

    • Sie werden aufgefordert, die Datei abzuspeichern.

  21. Speichern Sie die Datei (ggf. unter neuem Namen mit dem Zusatz "unterschrieben" oder "signed") ab und klicken Sie auf „Speichern“.

    • Sobald Sie auf "Speichern" geklickt haben, erscheint Ihre Unterschrift im vorher aufgezogenen Rechteck.

    • Unter der Zertifikate-Leiste kommt der Hinweis, dass die Unterschrift gültig ist.

      Gibt es Probleme mit der Gültigkeit, klicken Sie in der Zertifikats-Werkzeugleiste auf „Alle Signaturen prüfen“.
      (Wenn Sie Ihre gültige HIP-Zertifikatsdatei verwendet haben, gibt es normalerweise keine Probleme mit der digitalen Unterschrift.)
       

Probleme oder Fragen?

IMZ | IT-Infrastructure Services

Kontaktieren Sie uns unter der Nummer 07723 920 9585 oder schreiben Sie ein Ticket an "Sonstige Dienste und Anfragen" auf servicedesk.hs-furtwangen.de.