Microsoft Outlook Backup erstellen

MAILBOX 10-030

Am 18.04.2024 werden die E-Mail-Server umgestellt

Ab diesem Zeitpunkt ist es erforderlich, sich mit dem HFU-Account bei mailbox.hs-furtwangen.de einzuloggen, um Mails senden und empfangen zu können.

Was Sie wissen müssen

Sie möchten wichtige E-Mails für längere Zeit aufheben oder archivieren oder ein Backup von Outlook erstellen, damit sämtliche Einstellungen, E-Mail-Ordner, Kontakte, Termine etc. gespeichert sind. So können Sie im Bedarfsfall die Daten und Mails wiederherstellen oder ggf. an einem anderen Computer importieren.

Diese Anleitung ist auch dafür geeignet, das Mail-Postfach regelmäßig aufzuräumen und Speicherplatz zu sparen. Mail-Postfächer sollten regelmäßig nach überflüssigen/unnötigen Mails durchsucht und aufgeräumt werden. So kann Speicherplatz vermieden und eine Übersichtlichkeit des Mail-Postfachs gewährleistet werden. Mail-Postfächer sind NICHT zur Datenablage bestimmt und dienen lediglich der Korrespondenz.

Was Sie tun müssen

  1. Wählen Sie "Datei" und "Öffnen und Exportieren".

    • 1.1

  2. Wählen Sie jetzt "Importieren/Exportieren".

    • Der Import/Export-Assistent wird gestartet.

    • 2.1

  3. Wählen Sie im Dialogfeld "Import/Export-Assistent" die Option "In Datei exportieren" aus und klicken Sie auf "Weiter".

    • 3.1

  4. Wählen Sie jetzt "Outlook-Datendatei (.pst)" und anschließend auf "Weiter".

    • 4.1

  5. Nun wird Ihnen Ihre gesamte Outlook-Ordnerstruktur dargestellt. Wenn Sie alles sichern möchten (Empfehlung), vergewissern Sie sich, dass Ihr Benutzerkonto (ganz oben in der Liste), blau markiert ist (siehe Abbildung 5.1). Klicken Sie auf "Weiter". 

    • Beachten Sie, dass das Häkchen "Unterordner einbeziehen" angehakt ist. 

    • Wenn Sie nur einzelne Ordner sichern möchten, klicken Sie mit der Maus auf den entsprechenden Ordner (z. B. "Posteingang"). In diesem Fall kann nur ein einzelner Ordner gesichert werden. Wiederholen Sie ggf. die Prozedur für weitere Ordner.

    • 5.1

  6. Sichern Sie den Ordner auf einem anderen Datenträger. Das kann ein USB-Stick, eine externe Festplatte oder eine zweite Festplatte im PC sein. Klicken Sie dafür auf "Durchsuchen" und wählen den entsprechenden Ort an.

    • Bei Optionen haben Sie die Möglichkeit, Duplikate zu ersetzen, zuzulassen oder keine Duplikate zu exportieren.

    • 6.1

  7. Zum Öffnen/Wiederherstellen der .pst-Datei wählen Sie "Datei" - "Öffnen und exportieren" und anschließend "Outlook-Datendatei öffnen". 

    • Ein Dialogfeld erscheint. Hier wählen Sie den Ort aus, wo Sie die .pst-Datei gesichert haben.

    • Die Outlook-Datendatei wird geöffnet und steht Ihnen im MS Outlook zur Verfügung.

    • 7.1

  8. Tipp:
    Vermeiden Sie große Datenmengen in Ihren Postfächern.
    Räumen Sie regelmäßig Ihr E-Mail-Postfach auf. Auf die oben beschriebene Weise können Sie gezielt Mails sichern und zu einem späteren Zeitpunkt nach Bedarf wieder öffnen.

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