Projekte erstellen und verwalten

FELIX 20-015

Was Sie wissen müssen

FELIX bietet mit "Projekte" ein Werkzeug zur Projektdokumentation.
Im Tab "Projekte" können verschiedene Projekte gepflegt und verwaltet werden.

Innerhalb eines Projektes stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
- ein gemeinsam nutzbarer Terminplan,
- die Möglichkeit anstehenden "To-dos" zu erstellen und zuzuweisen,
- Entscheidungen mit Deadline sichtbar zu machen,
- Notizen und Dateien zu erstellen, abzulegen und mit anderen Funktionen zu verlinken und
- mit dem Whiteboardz.B. Protokolle zu erstellen und diese in Dateien abzulegen.

Die Timeline ermöglicht eine chronologische Übersicht der Vorgänge im Projekt.

Im Folgenden wird die Erstellung eines Projekts Schritt für Schritt erklärt.
Detailliertere Informationen sind im Externer Link wird in neuem Fenster geöffnet:OpenOlat Handbuch zu finden.

Was Sie tun müssen

  1. Klicken Sie oben auf den Bereich "Projekte".

    • "Meine Projekte" und "Projektvorlagen" öffnen sich.

  2. Klicken Sie auf "Projekt hinzufügen".

  3. Wählen Sie bei der "administrativen Freigabe" die HFU aus und übernehmen Sie die Auswahl, geben Sie einen Titel ein und klicken Sie auf "Speichern".

    • Das Projekt wird angelegt und ist unter "Aktiv" zu finden.
      Projekte, die Sie nicht erstellt haben, aber als Mitglied eingetragen wurden, finden Sie ebenfalls unter "Aktiv".

  4. Klicken Sie auf das erstellte Projekt, um es zu öffnen.

  5. Öffnen Sie mit dem Drei-Punkte-Menü (oben rechts) die "Mitgliederverwaltung".
    Fügen Sie mit "Mitglieder hinzufügen" die entsprechenden Projektmitglieder hinzu und vergeben Sie Ihnen die entsprechenden Rechte. Schließen Sie danach die "Mitgliederverwaltung" oben links, um das Projekt zu bearbeiten.

    • Im Abschnitt "Hilfestellung" werden Ihnen "Rollen und Berechtigungen" erklärt.

  6. Navigieren Sie mit dem Schnellzugriff (oben links) zu den jeweiligen Funktionsbereichen oder öffnen Sie die einzelnen Funktionsbereiche unterhalb des Schnellzugriffs.

    Die erstellten Objekte in den Funktionsbereichen können unter "Links" mit "Objekt verlinken" miteinandner verknüpft werden. Mit "Links hinzufügen" können neue Objekte anderer Funktionsbereiche mit Verknüpfung erstellt werden.

    • Im Terminplankönnen Sie Termine sowie Meilensteine erstellen.
      Wenn Sie Ihren persönlichen Kalender unter Ihrem Profil aufrufen, können Sie unter dem Zahnrad-Symbol den iCal Feed-Link nutzen, um den Kalender in einen anderen zu integrieren.

    • Unter "To-dos" können Sie eine Aufgabe "erstellen" und Kriterien eingegeben. Zunächst wird Ihnen als Ersteller die Aufagbe zugewiesen. Über "Delegiert" kann die Ausführung der Aufgabe an ein anderes Projektmitglied delegiert werden. 
      Ein "To-do" kann mit einem Klick in den Kreis vor dem Titel "abgehakt" werden. Endgültig gelöscht werden kann ein "To-do" nur in der Übersicht durch die Auswahl oder über das Drei-Punkte Menü.

    • Im Bereich "Entscheide" können Entscheidungen erstellt, Beteiligte zugewiesen und mit einer Deadline versehen werden. Sichtbar sind die Entscheide für alle Projektmitglieder.
      Endgültig gelöscht werden kann ein "Entscheid" in der Übersicht über das Drei-Punkte Menü.

    • Notizen ermöglichen es Textinhalte (z.B. Reminder, Erklärungen etc.) zu notieren.
      Notizen können mit heruntergeladen werden.
      Gelöschte Notizen verbleiben diese in der Notiz-Übersicht unter „Gelöschte“.

    • Unter "Dateien" haben Sie eine gemeinsame Dateiablage, die durch Upload oder direktem Erstellen von Dateien in FELIX gefüllt wird. Alle direkt in FELIX erstellte Dateien können gemeinsam synchron bearbeitet werden.
      Gelöschte Dateien verbleiben in der Datei-Übersicht unter "Gelöschte".

  7. Öffnen Sie die Whiteboard-Funktion und erstellen Sie ein Protokoll, Diagramm oder eine Skizze.
    Sie können die erstellte Whiteboard-Datei als aktuelle Version in den "Dateien" ablegen und im Whiteboard weiterarbeiten. Die Whiteboard-Datei kann auch exportiert werden.

  8. Kopieren Sie ein Projekt werden alle To-dos, Entscheide, Notizen und Dateien mitkopiert.
    Projektmitglieder werden nicht und Termine und Meilensteine teilweise (ohne Datum) mitkopiert.

  9. Erstellen Sie eine Projektvorlage oder verwenden Sie eine "freigegebene" Vorlage, wenn Sie ein Projekt gleichzeitig mit mehreren Studierendengruppen oder in verschiedenen Semestern hintereinander durchführen.
    Zum Duplizieren der Vorlage öffnen Sie diese und wählen "Projekt aus Vorlage erstellen".

  10. Projekte können zusätzlich über das Drei-Punkte-Menü (oben rechts) als Report heruntergeladen, abgeschlossen und gelöscht werden.

    • Report herunterladen: Mit dieser Funktion können Sie sämtliche Inhalte inkl. einem Word-Dokument mit den Metadaten (Projekt-Ersteller, -Mitglieder etc.) mit dem aktuellen Stand oder zu einem bestimmten Zeitabschnitt herunterladen.

    • Projekt abschliessen: Projekte können nur von Projekt-BesitzerInnen, LeiterInnen und dem "Projektbüro" abgeschlossen und ggf. wieder reaktiviert werden. Die Projektmitglieder haben nach dem Abschliessen nur noch schreibgeschützten Zugriff.

    • Projekt löschen: Löschen kann ein Projekt nur der/die Projekt-BesitzerIn. Gelöschte Projekte können nur angesehen, nicht aber bearbeitet werden.

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