Bestellung aufgeben

HIP 20-010

Was Sie wissen müssen

Je nach Netto-Bestellwert müssen Sie:
Ab 800 €: drei Vergleichspreise unterschiedlicher Anbieter nennen oder Sie geben eine besondere Begründung ab, warum nur ein bestimmter Anbieter in Frage kommt.
Ab 5.000 €: drei schriftliche Angebote unterschiedlicher Anbieter vorlegen oder eine besondere Begründung abgeben, warum nur ein bestimmter Anbieter in Frage kommt.
Ab 100.000 €: Es ist ein sogenanntes Vergabeverfahren notwendig.
Hierzu müssen Sie eine detaillierte Leistungsbeschreibung erstellen und (falls möglich) fünf potentielle Anbieter nennen. Die weitere Vergabedurchführung übernimmt danach die zentrale Beschaffungsabteilung der HFU. Die Richtlinien zur Vergabe sowie eine Leistungsbeschreibung-Vorlage finden Sie in Felix unter Infos (intern) - "Externer Link wird in neuem Fenster geöffnet:zu den Finanzen".

Bestehende Bestellung kopieren:
Öffnen Sie unter „Meine Bestellung“ die gewünschte Bestellung und klicken Sie oben auf den Button „Bestellung Kopieren“

Was Sie tun müssen

  1. Loggen Sie sich unter https://hip.hs-furtwangen.de/ mit Ihrem HFU-Account ein und öffnen Sie unter „Beschaffung“ den Bereich „Bestellung“.

    • Das Fenster “Auswahl der Bestellung” erscheint.

    • Sie haben vier verschiedene Möglichkeiten für eine Bestellung:
      1. Bestellung bis 100.000 Euro netto
      2. Bestellung mit Rahmenvertrag
      3. Bestellung über 100.000 Euro mit Verhandlungsvergabe
      4. Bestellung IT-Dienstleistung bis 100.000 Euro netto

    • 1.1

  2. Treffen Sie Ihre Auswahl. Geben Sie dann die abgefragten Daten in die jeweiligen Formulare ein und bestätigen Sie mit „Weiter“.

    • Sie werden in bis zu fünf Schritten durch die Bestellung geleitet.

    • Gehen Sie beim Eingeben der Daten besonders sorgfältig vor, da der häufigste Grund für die Zurückweisung einer Bestellung fehlerhafte Eingaben sind.

    • Die “Bestellung über 100.000 Euro mit Verhandlungsvergabe” wird  bei Abschluss an die Finanzabteilung weitergeleitet.

    • Wählen Sie “Bestellung: Dienstleistung bis 100.000,00 Euro netto” , müssen Sie zunächst noch die Art der Dienstleistung angeben.
      Anschließend startet der normale Bestellprozess.

      Haben Sie hier “IT-Dienstleistung" gewählt, müssen Sie zusätzlich die Angaben ”Titel", “Leistungsort” sowie “Kostenstelle” und “Restbetrag”  ergänzen sowie Angebote hochladen.

    • 2.1

  3. Prüfen Sie in der Übersicht Ihre Angaben und unterschreiben Sie.
    Klicken Sie auf „Weiterleiten“ um den Antrag an die für Sie zuständige Stelle (z. B. Projektleitung, Dekan) zur Freigabe weiterzuleiten.

    • Die Meldung „Bestellung erfolgreich gestellt!“ erscheint.

  4. Ihre Bestellung durchläuft mehrere Stationen. Der jeweilige Status, in dem sich die Bestellung befindet, wird unter „Meine Bestellungen“ angezeigt.

    Unter „Meine Bestellungen“ werden Anträge gelistet, die haben den Status …

    neu: Anträge sind noch nicht zur Unterschrift weitergeleitet, weiterhin editierbar.

    inBearbeitung: Anträge sind von Ihnen weitergeleitet und liegen zur Unterschrift der zuständigen Stelle vor, ab jetzt nicht mehr editierbar.

    prüfen, genehmigenBeschaff./Kanzlerin: Anträge liegen in der Haushaltabteilung bzw. der Kanzlerin zur Prüfung vor.

    WareBestellen/WareBestellt: Anträge liegen der Haushaltsabteilung zur Bestellung vor/ wurden von der Haushaltsabteilung bestellt.

    WareEingetroffen: Ware ist eingetroffen und kann im Magazin abgeholt werden.

    zurückgewiesen: Anträge sind von vorgesetzter Stelle oder Haushaltsabteilung mit Kommentar zurückgewiesen, Bestellung ist wieder editierbar und kann erneut zur Unterschrift weitergeleitet werden.

     

    Unter „Mein Archiv“ werden Anträge gelistet, die haben den Status …

    abgeschlossen: Erfolgte Bestellungen ohne Wareneingang.

    WareAbgeholt: Erfolgte Bestellungen mit Wareneingang nach Abholung im Magazin.

     

    Beim Vergabeverfahren gibt es zusätzlich folgende Status…

    eingereicht: Einreichung für ein Vergabeverfahren.

    gestartet: Vergabeverfahren wurde gestartet

    beendet: Vergabeverfahren ist beendet, Bestellung wird im Anschluss ausgeführt.

     

     

     

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