Rechnung prüfen

HIP 25-010

Was Sie wissen müssen

Rechnungen zu Anschaffungen, die über die HFU abgerechnet werden sollen, durchlaufen einen digitalen Freigabeprozess.

Sollten Sie von Ihrem Lieferanten eine Papier- oder digitale Rechnung erhalten haben (z. B. PDF), senden Sie diese bitte zunächst an E-Mail Anwendung wird gestartet:zbs(at)hs-furtwangen.de, damit anschließend der digitale Freigabeprozess starten kann.

Wird Ihnen eine Rechnung zur inhaltlichen (sachlichen) Freigabe zugeordnet, werden Sie darüber per E-Mail informiert.

Es gibt PDF-Rechnungen und E-Rechnungen. Der Unterschied ist:
Eine PDF-Rechnung erkennen Sie am bekannten pdf-Symbol und öffnen sie mit einem Doppelklick.
Eine E-Rechnung ist eine xml-Datei. Um sie zu öffnen klicken Sie auf "Rechnung anzeigen".

Sie müssen für die von Ihnen angegebene Kostenstelle auch die Zeichnungsberechtigung in mindestens der Höhe des Rechnungsbetrags besitzen.

Ein Sternchen neben dem Eingabefeld ist ein Pflichtfeld.

Was Sie tun müssen

  1. Loggen Sie sich unter https://hip.hs-furtwangen.de/ mit Ihrem HFU-Account ein und öffnen Sie unter "Beschaffung" den Bereich "Rechnungen".

    • Die Startseite "Rechnungen" erscheint.

  2. Klicken Sie auf den Reiter "Meine Rechnungen".

    • Auf der Seite "Meine Rechnungen" finden Sie in der Liste alle Ihnen zur Freigabe zugeordneten Rechnungen.

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      Fenster "Meine Rechnungen" mit dem Stiftsymbol zum Bearbeiten einer Rechnung.

  3. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um eine Rechnung zu bearbeiten.

    • Bei einer PDF-Rechnung stehen im Lieferantenfeld nur geschätzte Werte. Diese können fehlerhaft oder auch nicht vorhanden sein.
      Bei einer E-Rechnung werden diese Angaben automatisch befüllt.

  4. Klicken Sie auf "Zurückweisen", wenn Ihnen die Rechnung fälschlicherweise zugeordnet wurde.

    • Das Feld "Begründung" erscheint.

  5. Geben Sie eine passende Begründung ein und klicken Sie auf "Zurückweisen".

    • Der Vorgang ist damit für Sie erledigt.

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      Fenster für die Eingabe einer Begründung im Falle des Zurückweisens einer Rechnung.

  6. Klicken Sie auf "Sachlich falsch", wenn die Rechnung inhaltlich falsch ist.

    • In diesem Fall müssen Sie sich eigenständig um die Ausstellung einer berichtigten Rechnung bei Ihrem Lieferanten bemühen.

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      Fenster "Meine Rechnung" mit den Optionen "Bearbeiten", "Zurückweisen", "Sachlich falsch" und "Angaben zum Lieferant".

  7. Klicken Sie (im Fall einer PDF-Rechung) auf "Angabe zum Lieferanten" zur Korrektur oder Erfassung des Lieferanten.

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      Fenster "Angaben zum Lieferant" zum Ändern der Lieferantendaten.

  8. Klicken Sie auf "Bearbeiten", um mit der inhaltlichen Freigabe der Rechnung fortzufahren.

    • Das Fenster "Rechnungszuordnung" erscheint.

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      Fenster "Rechnungszuordnung" mit den Optionen "Rechnung mit HIP Bestellung", "Rechnungswert ist unter 75 €", "Rechnung ist ein D-Beleg" und "Andere Rechnung".

  9. Wählen Sie eine für die Rechnung passende Rechnungskategorie.

    • Es folgen unterschiedliche weitere Bearbeitungsschritte in Abhängigkeit davon, welche Option Sie wählen.

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      Fenster "Rechnungszuordnung" mit den Optionen "Rechnung mit HIP Bestellung", "Rechnungswert ist unter 75 €", "Rechnung ist ein D-Beleg" und "Andere Rechnung".

  10. Wählen Sie die Option "Rechnung mit HIP Bestellung", wenn zu der spezifischen Rechnung eine HIP Bestellung vorliegt.

    • Bei dieser Option wird die Kostenstelle aus der Bestellung übernommen.

    • Es erscheint das Fenster mit den "Angaben zur Bestellung in HIP".

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      Fenster "Angaben zur Bestellung in HIP" zur Auswahl der zur Rechnung passenden Bestellung.

  11. Wählen Sie "+ Bestellung auswählen", um die zur Rechnung gehörende(n) Bestellung(en) zu verknüpfen.

    • Es erscheint das Fenster "Auswahl der Bestellung aus HIP".

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      Fenster "Auswahl der Bestellung aus HIP", um mit Klick auf den grünen Haken die zur Rechnung passende Bestellung auszuwählen. Außerdem die Möglichkeit, nach Bestellungen zu filtern.

  12. Mit Klick auf den grünen Haken einer Bestellung fügen Sie diese in das Auswahlfenster für die "Angaben zur Bestellung in HIP" hinzu.

    • In diesem Auswahlfenster können Sie auch bestimmte Bestellungen suchen:

      - Bestellungen eines Lieferanten: Lieferant im Suchfeld eingeben
      - Bestellungen mit einem bestimmten Betrag: Betrag im Suchfeld eingeben
      - Bestellungen in einem bestimmten Zeitraum: Zeitraum von und Zeitraum bis eingeben

      Mit "Filter löschen" werden Ihre in den Suchfeldern eingegebenen Daten wieder gelöscht.

    • Sobald Sie die Bestellung ausgewählt haben, erscheint sie im Fenster "Angaben zur Bestellung in HIP".

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      Fenster "Angaben zur Bestellung in HIP" mit den Fragen zur Teilrechnung und ob weitere Rechnungen dieser Bestellung folgen können.

  13. Beantworten Sie die weiteren zwei Fragen (Teilrechnung, Können weitere Rechnungen zu dieser Bestellung folgen) und geben Sie ggf. eine Bemerkung zur Rechnung ein.

    Klicken Sie auf "Weiter".

    • Es erscheint das Fenster "Freigabe Übersicht".

    • Hier sehen Sie alle Angaben zur Rechnung und zur dazugehörigen Bestellung sowie ggf. der von Ihnen bei anderen Rechnungsarten eingegebenen Kostenverteilung etc..

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      Fenster "Freigabe Übersicht" mit allen Angaben zur Rechnung, der dazugehörigen Bestellung und ggf. weiteren Angaben sowie dem Unterschreiben-Button.

  14. Prüfen Sie alle Angaben und "Unterschreiben" Sie durch einen Klick auf "Unterschreiben".

    • Ggf. können Sie mit einem Klick auf "Bearbeiten" falsche Angaben korrigieren.

    • Sobald Sie unterschrieben haben (Zertifikat erforderlich), sehen Sie den "Sachlich richtig"-Button.

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      Fensterausschnitt (aus "Freigabe Übersicht") "Sachlich richtig"-Button, zum sachlich richtig zeichnen einer geprüften Rechnung.

  15. Klicken Sie auf "Sachlich richtig", um die Rechnung sachlich richtig zu zeichnen und an die Haushaltsabteilung zur weiteren Bearbeitung weiterzuleiten.

  16. Im Reiter "Mein Archiv" können Sie den Status der Rechnung verfolgen.

     

    Es gibt folgende Status:

    - zugeordnet
    - sachlich richtig
    - sachlich falsch
    - rechnerisch richtig
    - rechnerisch falsch
    - Sonderfall
    - In DTA enthalten
    - archiviert
    - Storniert

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      Fenster "Mein Archiv" zum Verfolgen des Status der Rechnung.

  17. Wählen Sie die Option "Rechnungswert ist unter 75 €", wenn der Rechnungsbetrag 75 Euro nicht überschreitet.

    • Es erscheint das Fenster "Angaben zur Rechnung < 75 €".

    • Bitte beachten Sie, dass Sie nur Kostenstellen verwenden können, für die Sie auch zeichnungsberechtigt sind.

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      Fenster "Angaben zur Rechnung < 75 €". Bei dieser Rechnungsform müssen Sie die Kostenstelle manuell eintragen.

  18. Klicken Sie auf "+Kostenstellen hinzufügen".

    • Es erscheint das Fenster "Kostenverteilung".

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      Fenster "Kostenverteilung" für die manuelle Eingabe von Kostenstelle und weiteren Angaben.

  19. Tragen Sie die Kostenstelle ein, für die Sie zeichnungsberechtigt oder verantwortlich sind.

    Tragen Sie die entsprechende Finanznummer ein.

    Tragen Sie ggf. einen Teilbetrag für die Rechnung ein.

    • Der dann noch offene Betrag wird automatisch berechnet.
      In diesem Fall müssen Sie eine zweite Kostenstelle mit dem Restbetrag auswählen.

    • Sie können nur zurück zum Fenster "Freigabe Übersicht", wenn der Offene Betrag
      0,00 € beträgt.

  20. Klicken Sie auf "Speichern".

    • Es erscheint wieder das Fenster "Freigabe Übersicht"
      (wenn der offene Betrag = 0,00 €).

  21. Wählen Sie die Option "Rechnung ist ein D-Beleg", wenn die Rechnung zu einer regelmäßig wiederkehrenden Abrechnung gehört.

    • Es erscheint das Fenster "Angaben zur Rechnung eines DBelegs".

    • Als D-Belege gelten z. B. Handyrechnung, Wartungsverträge oder ähnliches.

    • Bitte beachten Sie, dass Sie nur Kostenstellen verwenden können, für die Sie auch zeichnungsberechtigt sind.

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      Fenster "Angaben-zur-Rechnung-eines-DBelegs" zur Eingabe von D-Belegsnummer, Kostenstelle und weiteren Angaben.

  22. Klicken Sie auf "+Kostenstellen hinzufügen".

    • Der weitere Ablauf entspricht dem Ablauf unter "Rechnung unter 75 €".
      (Schritte 18-20)

  23. Erfassen Sie (falls vorhanden) Ihre interne D-Belegsnummer.

    • Der weitere Ablauf entspricht dem Ablauf unter "Rechnung unter 75 €".
      (Schritte 18-20)

  24. Erfassen Sie ggf. Kostenart und Bemerkungen.

  25. Wählen Sie die Option "Andere Rechnung" für Fälle, die nicht in die anderen Kategorien passen.

    • Es erscheint das Fenster "Angaben zur Rechnung Andere".

    • Bitte beachten Sie, dass Sie nur Kostenstellen verwenden können, für die Sie auch zeichnungsberechtigt sind.

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      Fenster "Angaben-zur-Rechnung-Andere" zur manuellen Eingabe der Kostenstelle und weiteren Angaben.

  26. Klicken Sie auf "+Kostenstellen hinzufügen".

    • Der weitere Ablauf entspricht dem Ablauf unter "Rechnung unter 75 €".
      (Schritte 18-20)

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