Arbeitszeitnachweis

HIP 80-010

Was Sie wissen müssen

Um Ihren monatlichen Arbeitszeitnachweis über HIP einreichen zu können, müssen Sie diesen zunächst als PDF-Datei speichern.

Den als PDF-Datei gespeicherten Arbeitszeitnachweis können Sie dann in HIP hochladen. Hierbei geben Sie jeweils an, für welchen Monat dieser gilt. Danach unterzeichnen Sie elektronisch und leiten Ihre Eingaben an Ihre/n Vergesetzte/n zur Prüfung und Unterzeichnung weiter.

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihrem Antrag immer nur einen Arbeitszeitnachweis für einen Monat hinzufügen dürfen.

 

Was Sie tun müssen

  1. Öffnen Sie Ihren Arbeitszeitnachweis in Excel um eine PDF-Datei für den Upload in HIP zu erzeugen.

    In Excel wählen Sie das Tabellenblatt desjenigen Monats, für den Sie das PDF erzeugen möchten.

    • Es gibt, je nach Excel-Version bzw. installierter Software, unterschiedliche Möglichkeiten aus einem Tabellenblatt eine PDF-Datei zu erzeugen. Hier sind zwei davon beschrieben.

    • Drucken als PDF: Wählen Sie im Drucken-Dialog, im Auswahlfeld "Drucker", einen PDF-Drucker und klicken Sie auf den Button "Drucken".

    • Falls Sie den PDF-Drucker verwenden, achten Sie darauf, dass im Drucken-Dialog unter Einstellungen "Aktive Tabelle drucken" ausgewählt ist!

    • Sollte kein PDF-Drucker verfügbar sein, können Sie alternativ auch folgendermaßen vorgehen (am Beispiel von Office 2010):
      1. Öffnen Sie in der Excel-Datei das Tabellenblatt, das Sie als PDF speichern möchten.
      2. Wählen Sie im Hauptmenü: "Datei" - "Speichern und Senden" - "PDF/XPS-Dokument erstellen" - Button "PDF/XPS-Dokument erstellen"
      3. Klicken Sie nun auf den Button "Optionen..."
      4. Stellen Sie die Option "Was veröffentlichen" - "Aktives(s) Blatt/Blätter ein" und bestätigen Sie mit "OK"
      5. Wählen Sie einen Speicherort und geben Sie einen Dateinamen für das PDF ein (z.B. arbeitszeitnachweis-mai20-mustermann.pdf oder dienstreisezeit-mai20-mustermann.pdf) und bestätigen Sie mit "OK"

      (s. Bild 1.1)

    • Das PDF ist erstellt und Sie können HIP starten.

  2. Loggen Sie sich unter https://hip.hs-furtwangen.de/ mit Ihrem HFU-Account ein und öffnen Sie unter „Formulare“ den Bereich „Arbeitszeitnachweis“.

    (s. Bild 2.1)

    • Die Startseite erscheint. Klicken Sie hier auf den Button "Arbeitszeitnachweis hochladen"

  3. Sie sind nun auf der Seite, auf der Sie Ihren monatlichen Arbeitszeitnachweis hochladen können.

    Ziehen Sie die PDF-Datei per Drag and Drop in das Datei-Upload-Feld hinein (s. Bild 3.1). Alternativ klicken Sie in das Upload-Feld und verwenden Sie den Upload-Dialog.

  4. Wählen Sie nun aus der Liste "Arbeitszeitnachweis von:" den betreffenden Monat und prüfen Sie ob das Jahr stimmt.

    Sollten sich in diesem Monat Ihre Stammdaten geändert, Sie Fehlzeiten gehabt, mehr als 10 Stunden an einem Tag gearbeitet, eine Übertragskorrektur vorgenommen, oder auf Dienstreise gewesen sein, wählen Sie aus den aufgelisteten Möglichkeiten die zutreffende Option aus.

    Falls Sie eine Dienstreise unternommen haben, öffnet sich nach dem Auswählen der Option ein zusätzliches Datei-Upload-Feld. Laden Sie dort das Tabellenblatt mit den Dienstreisezeiten des gewählten Monats als PDF-Datei hoch.

    • Am Ende tragen Sie unten das Kurzzeichen derjenigen Person ein, die Ihren Arbeitszeitnachweis genehmigen soll. Bestätigen Sie danach Ihre Eingaben mit Klick auf den "Weiter"-Button.

    • Sie gelangen nun auf die Anzeigeseite "Übersicht Arbeitszeitnachweis", auf der alle Angaben noch einmal aufgelistet sind.

    • Nachdem Sie Ihre Angaben auf Richtigkeit geprüft haben, klicken Sie unten links auf den Button "Unterschreiben".

    • Im Feld "Unterschrift" erscheint nun Ihr Name.

    • Um den Antrag an Ihre/n Vorgesetzte/n zur Freigabe weiterzuleiten, klicken Sie nun auf "Weiterleiten".

    • Sobald die/der Vorgesetzte den Arbeitszeitnachweis freigegeben hat, erscheint der Vorgang mit dem entsprechenden Status unter dem Reiter "MeinArchiv".

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