Dokumentenversand

HIP 90-010

Was Sie wissen müssen

Was können Sie mit diesem Dienst tun?

Sie können Dokumente elektronisch unterschreiben und an bis zu zwei Personen an der HFU senden. Die Empfänger quittieren ihrerseits den Erhalt bzw. die Genehmigung ihres Dokuments durch eine elektronische Unterschrift.

Um ein Dokument über HIP versenden zu können, muss dies zunächst als elektronisches Dokument bzw. eine Datei erzeugt werden. Gültige Dateiformate sind: .pdf, .jpg, .jpeg, .png. Die Größe der Datei darf max. 10 MB nicht überschreiten. Der Dateiname sollte den Inhalt beschreiben und am besten ihren Nachnamen enthalten. Bsp: “telearbeitsantrag_2024_mustermann.pdf”.

Geben sie in HIP einen aussagekräftigen Titel für den Vorgang an und laden Sie Ihre zuvor erzeugte Datei hoch. Durch die Eingabe von Nachnamen bestimmen Sie eine oder zwei Personen, an die das Dokument weitergeleitet werden soll. Überprüfen Sie Ihre Eingaben, unterschreiben Sie elektronisch und leiten Sie Ihr Dokument an die genannten Personen weiter. Diese Personen quittieren ihrerseits den Erhalt des Dokuments bzw. genehmigen dieses durch eine elektronische Unterschrift.

Bitte beachten Sie:
Die bei diesem Vorgang verwendete elektronische Unterschrift wird nur innerhalb der Hochschule Furtwangen akzeptiert und ist auch nur hier gültig.

Was Sie tun müssen

  1. Prüfen Sie zunächst das Format des betreffenden Dokuments.

    • Gültige Dateiformate für den Upload nach HIP sind: .pdf, .jpg, .jpeg, .png. Sofern das Dokument bereits eines der genannten Dateiformate hat, sind hier keine weiteren Schritte vorzunehmen.

       

    • Liegt das Dokument in einem anderen Format (z.B Excel, Word) vor, gibt es, je nach Excel/ Word-Version bzw. installierter Software, unterschiedliche Möglichkeiten aus einem Dokument eine PDF/ JPG/JPEG/PNG-Datei zu erzeugen. Hier sind zwei davon am Beispiel des Erzeugens einer PDF-Datei beschrieben.

    • Drucken als PDF: Wählen Sie im Drucken-Dialog, im Auswahlfeld "Drucker", einen PDF-Drucker und klicken Sie auf den Button "Drucken".

    • Sollte kein PDF-Drucker verfügbar sein, können Sie alternativ auch folgendermaßen vorgehen (am Beispiel von Office 2010):
      1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie als PDF speichern möchten.
      2. Wählen Sie im Hauptmenü: "Datei" - "Speichern und Senden" - "PDF/XPS-Dokument erstellen" - Button "PDF/XPS-Dokument erstellen".
      3. Klicken Sie nun auf den Button "Optionen...".
      4. Stellen Sie die Option "Was veröffentlichen" - "Aktives(s) Blatt/Blätter ein" und bestätigen Sie mit "OK".
      5. Wählen Sie einen Speicherort, und geben Sie einen Dateinamen für das PDF ein
      (z. B. telearbeitsantrag_2024_mustermann.pdf), und bestätigen Sie mit "OK".

    • Die Größe der Datei darf max 10 MB nicht überschreiten.

    • Das PDF ist erstellt und Sie können HIP starten.

  2. Loggen Sie sich unter https://hip.hs-furtwangen.de/ mit Ihrem HFU-Account ein und öffnen Sie unter „Service“ den Bereich „Dokumentenversand“.

    (s. Bild 2.1)

    • Die Startseite erscheint. Klicken Sie hier auf den Button "Dokument versenden"

    • 2.1
      Enlarge image
      Menüpunkt "Service"

      Dokumentenversand auswählen.

  3. Sie sind nun auf der Seite "Upload meines Dokumentes" unter dem Reiter "Dokumentenversand". Hier können Sie ihr Dokument hochladen.

    Ziehen Sie die PDF-Datei per Drag and Drop in das Datei-Upload-Feld hinein (s. Bild 3.1). Alternativ klicken Sie in das Upload-Feld und verwenden Sie den Upload-Dialog.

  4. Geben Sie nun Ihrem Dokument einen sinnvollen Titel. Der Dateiname sollte den Inhalt beschreiben und am besten ihren Nachnamen enthalten. Bsp: telearbeitsantrag_2024_mustermann.pdf.

    • Im Feld "Kategorie" wählen Sie die Art des Dokuments; ob es sich um einen Antrag, eine Bescheinigung, eine Kopie oder Sonstiges handelt.

    • Im Feld "Bemerkung zum Dokument" können Sie eine Bemerkung eingeben.

    • Am Ende tragen Sie unten den Nachnamen derjenigen Person ein, die Ihr Dokument genehmigen soll. Bestätigen Sie danach Ihre Eingaben mit Klick auf den "Weiter"-Button.

    • Soll eine weitere Person das Dokument erhalten, so klicken Sie das Kästchen "Soll ein zweiter Empfänger/in hinzugefügt werden" am Ende der Seite an und tragen hier ebenfalls den jeweiligen Nachnamen ein.

      Tipp: Den genauen Nachnamen einer Person können Sie unter "Information" - "Personen / Funktionen / Mein Profil" recherchieren."

      Bestätigen Sie danach Ihre Eingaben mit Klick auf den "Weiter"-Button.

    • Sie gelangen nun auf die Anzeigeseite "Übersicht", auf der alle Angaben noch einmal aufgelistet sind.

    • Nachdem Sie Ihre Angaben auf Richtigkeit geprüft haben, klicken Sie unten links auf den Button "Unterschreiben".

    • Im Feld "Unterschrift" erscheint nun Ihr Name.

    • Um das Dokument an die Adressaten weiterzuleiten, klicken Sie nun auf "Weiterleiten".

    • Nach der Weiterleitung, können Sie Ihre Eingaben nicht mehr bearbeiten und springen automatisch in den Reiter "Meine Dokumente".

  5. Der Reiter "Meine Dokumente" beinhaltet nur Dokumente, die entweder noch nicht versendet, oder vom Empänger zurückgewiesen wurden.

    Die Dokumente in dieser Ansicht sind weiterhin bearbeitbar.

    • Unter dem Reiter "Meine Dokumente Archiv" sind Ihre versendeten Dokumente einsehbar, können aber nicht mehr verändert werden. Über den jeweiligen Status kann man recherchieren wie weit der Vorgang im Workflow gekommen ist. Die von den Adressaten akzeptierten und bereits unterschriebenen Dokumente haben den Status "abgeschlossen".

    • In  "Meine Dokumente Archiv" befinden sich Dokumente mit dem Status:

      - "inBearbeitung"

      - "inWeiterleitung"

      - "abgeschlossen"

  6. InBearbeitung ist ein Dokument, wenn es zum ersten Genehmiger geht.

    Unterschreibt und akzeptiert dieser es, ist der Status des Dokuments "abgeschlossen".

     

    Gibt es einen zweite/n Empänger/in geht der Status über in "InWeiterleitung". Erst nachdem auch diese Person unterschrieben und akzeptiert hat, erhält der gesamte Vorgang den Status "abgeschlossen"."

     

    • Es können ingsgesamt maximal zwei Adressaten angegeben werden.

      Falls es dem ersten Adressaten notwendig erscheint, kann er noch einen zweiten angeben, allerdings nur wenn nicht bereits ein zweiter eingetragen ist."

       

Probleme oder Fragen?