Kalenderfreigabe

MAILBOX 30-050

Was Sie wissen müssen

Der eigene Kalender kann mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden.

Die Freigabe kann sowohl über die Outlook-Anwendung als auch über die Weboberfläche (OWA) vorgenommen werden - die Darstellung und gezeigten Einstellungsoptionen unterscheiden sich dabei etwas.

Was Sie tun müssen

  1. Sie können die Kalenderfreigabe über die Outlook-Anwendung als auch über die Weboberfläche (OWA) vornehmen.

    Freigabe über die Weboberfläche (OWA)

    1. Öffnen Sie Externer Link wird in neuem Fenster geöffnet:mailbox.hs-furtwangen.de und loggen Sie sich mit Ihrem HFU-Account ein.

      • Sie sehen Ihren Posteingang.

    2. Klicken Sie links oben auf das Hauptmenü (Icon mit 9 Kacheln) und wählen Sie den Kalender aus.

      • Die Kalender-Ansicht öffnet sich.

    3. Führen Sie einen Rechtsklick auf Ihren persönlichen Kalender aus und wählen Sie im Menü die Option "Freigabeberechtigungen" aus.

      • Es öffnet sich von rechts ein Fenster mit den Freigabeoptionen.

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    4. Geben Sie in das Feld “Freigeben für” den Nachnamen der gewünschten Person ein und wählen Sie aus den angezeigten Suchergebnissen die richtige Person aus.

      • Um mehr Vorschläge zu erhalten klicken Sie auf “Verzeichnis durchsuchen”.

      • Die gewählte Person wird in den Freigabeoptionen aufgelistet.

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    5. Wählen Sie neben der Person in dem zugehörigen Dropdown rechts die Rolle aus, die die Person bekommen soll, z. B. “Stellvertretung”.

      • Details zu den einzelnen Berechtigungsoptionen finden Sie auf dieser Helpcard weiter unten.

      • Über die Weboberfläche können zwischen den unten genannten Freigabeoptionen 1, 2, 3, 5 und 6 gewählt werden.

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    6. (Optional) Wiederholen Sie Schritt 4 und 5 für weitere Freigaben.

    7. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Senden".

      • Alle Personen, für die Sie eine Freigabeberechtigung erteilt haben, werden per E-Mail darüber informiert.

    Freigabe über Outlook

    1. Bitte beachten: die nachfolgenden Schritte funktionieren am besten mit Outlook in Version 2024. Bei älteren Outlook-Versionen kann es zu Fehlermeldungen oder Problemen kommen.

    2. Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie in die Kalenderansicht.

      • Meist ist die Kalenderansicht in der Menüleiste links unten zu finden. Je nach persönlicher Oberflächen-Individualisierung kann die Darstellung aber abweichen.

      • Die Kalenderansicht wird angezeigt.

    3. Um lesende Zugriffsberechtigungen zu vergeben führen Sie einen Rechtsklick auf Ihren Kalender aus und wählen Sie im Menü die Option “Freigeben >> Kalender freigeben” aus.

      • Eine neue Freigabeeinladung wird erzeugt.

    4. Adressieren Sie die Einladung, indem Sie die gewünschte Person über die Adressliste über das Feld “An” suchen.

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        Ansicht einer Freigabeeinladung

        Die Freigabeeinladung ähnelt im Aufbau einer Termineinladung.

    5. Wählen Sie in dem angezeigten Dropdown neben “Details” die gewünschte lesende Berechtigung.

      • Details zu den einzelnen Berechtigungsoptionen finden Sie auf dieser Helpcard weiter unten. Sie haben hier Zugriff auf die Optionen 1-3.

    6. Tippen Sie in das Nachrichtenfeld einen kurzen erklärenden Text für die Kollegin oder den Kollegen und klicken Sie dann auf “Senden”.

      • Die Abfrage auf Veröffentlichung des Kalenders erscheint.

    7. Bestätigen Sie abschließend die Abfrage auf Veröffentlichung des Kalenders mit Klick auf “Ja”.

    8. Um zusätzlich schreibende Berechtigungen zu vergeben führen Sie einen Rechtsklick auf Ihren Kalender aus und wählen Sie im Menü die Option “Freigeben >> Kalenderberechtigungen” aus.

      • Die Kalender-Eigenschaften werden angezeigt.

    9. Klicken Sie im Tab “Berechtigungen” auf den Namen der Person mit einer bereits bestehenden Freigabe oder erstellen Sie eine neue Berechtigungsfreigabe mit Klick auf “Hinzufügen…”

      • Die Berechtigungen des gewählten Eintrags werden angezeigt.

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        Kalender-Eigenschaften "Berechtigungen"

        In den Kalender-Eigenschaften können die Berechtigungen für weitere Benutzer detailliert vergeben werden.

    10. Ändern Sie die Lese- und/oder Bearbeitungsrechte indem Sie entweder gesammelt die Berechtigungsstufe anpassen, oder einzelne Rechte individuell über die Togglebutton-Auswahl vergeben.

    11. Schließen Sie die Bearbeitung mit Klick auf “Übernehmen” ab.

  2. Erläuterungen zu den Optionen der Freigabeberechtigungen:

    • Nur Verfügbarkeit = Lesender Zugriff: Zeit wird angezeigt als “Frei”, “Gebucht”, “Mit Vorbehalt”, “An einem anderem Ort tätig” oder “Außer Haus”.

    • Eingeschränkte Details = Lesender Zugriff: Schließt nur die Verfügbarkeit und Betreffs der Kalenderelemente ein.

    • Alle Details / Prüfer =  Lesender Zugriff: Schließt nur die Verfügbarkeit und alle Details der Kalenderelemente ein.

    • Mitwirkender = Berechtigt zusätzlich zum Lesen von “Frei” und “Gebucht” Angaben auch zur Neuanlage von Kalenderelementen.

    • Bearbeiter = Berechtigt zusätzlich zum Lesen aller Details auch zum Bearbeiten, Löschen und Neuanlage von Kalenderelementen.

    • Stellvertretung = ist berechtigt zum Lesen aller Details, zum Bearbeiten, Löschen und Neuanlage von Kalenderelementen. Zusätzlich bekommt die Stellvertretung auch immer Kopien aller Kalender-Einladungen.

      Optional können der Stellvertretung auch private Termine freigegeben werden.

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