Terminplanung - Termine digital organisieren

FELIX 30-151

Was Sie wissen müssen

Der Baustein "Terminplanung" ermöglicht eine digitale Organisation und Vergabe von Terminen für verschiedene Anlässe (z.B. für die Organisation von Sprechstunden oder Klausureinsichten). Dies gilt für die Organisation von Präsenz-Terminen ebenso wie für die Organisation von Online-Terminen.
Wenn es sich um Online-Termine handelt, dann können Sie die URL des Online-Raums direkt im Termin hinterlegen.

Wenn Sie Sprechstundentermine über FELIX organisieren möchten, empfehlen wir Ihnen Externer Link wird in neuem Fenster geöffnet:die Kursvorlage zu kopieren und dort den Sprechstundenbaustein wie in dieser Anleitung gezeigt zu konfigurieren.

Was Sie tun müssen

  1. Falls noch nicht geschehen, fügen Sie den Baustein Terminplanung in Ihren Kurs ein (Helpcard Interner Link öffnet sich im gleichen Fenster:Terminplanung einfügen FELIX 30-150).

  2. Erstellen Sie einen Anlass, indem Sie rechts oben auf "Anlass erstellen" klicken, einen Titel eingeben (z.B. Sprechstunde, Klausureinsicht) und den Anlass nach Ihren Wünschen konfigurieren:

    • Geben Sie, wenn gewünscht, eine Beschreibung des Termins ein.

    • Belassen Sie bei "Typ" die Voreinstellung auf "Terminbuchung".

    • Konfiguration: Bei Auswahl mehrerer Termine können Sie festlegen, ob Studierende mehrere Termine wählen dürfen. Ist das nicht gewünscht, deaktivieren Sie diese Option.

    • Konfiguration: Bei Terminbestätigung können Sie festlegen, ob Sie die von den Studierenden gewählten Termine bestätigen möchten. Ist das nicht gewünscht, dann deaktivieren Sie diese Option.

    • Haben Sie bei der "Konfiguration" “Terminbestätigung durch Organisator” aktiviert, so müssen Sie gewählte Termine später aktiv bestätigen. Gehen Sie wie folgt vor:
      Klicken Sie auf den jeweiligen Anlass und dann auf "Termine anzeigen". Zunächst erscheinen Ihnen die von den Studierenden ausgewählten Termine mit dem Label "geplant". Sie müssen diese dann mit Klick auf "Bestätigen" "Bestätigen". Es erscheint das Label "bestätigt". Die Studierenden erhalten eine Bestätigungsmail.

    • Konfiguration: Bei "TeilnehmerInnen für andere TeilnehmerInnen sichtbar" können Sie festlegen, ob Teilnehmende von Terminen für andere Studierende sichtbar sind. Wir empfehlen Ihnen diese Option zu deaktivieren, um Anonymität zu gewährleisten.

    • OrganisatorIn: Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn im Kurs mehrere Verantwortliche (BesitzerInnen bzw. BetreuerInnen) eingetragen sind. Die als OrganisatorIn gewählte Person/en werden den Teilnehmenden anschließend im Anlass angezeigt ("Termin mit [Name]"). Diese Option ist sinnvoll, wenn in einem Kurs Termine verschiedenen Personen abgehalten werden.

    • Ort: Geben Sie den Raum oder die Info “Online-Meeting” ein. Die URL zum Online-Meeting geben Sie weiter unten ein.

    • Bei "Max. Teilnehmerinnen" können Sie, wenn gewünscht, die Personenanzahl des Anlasses begrenzen.

    • Wählen Sie die gewünschte Terminart:
      "Dauer", "Start /Ende" oder "Wiederkehrend".

    • "Dauer" Wählen Sie ein Startdatum und Uhrzeit und geben Sie die Dauer des Termins in Minuten an. Klicken Sie anschließend auf das "+"-Symbol, um weitere Termine zu generieren.
      Tipp: Tragen Sie zwei Termine ein, zum Beispiel Termin 1: 10:00 Uhr, Dauer 10 min, Ende 10:10 Uhr. Termin 2 soll um 10:15 beginnen und wieder 10 Minuten dauern. Ab dem dritten Termin berechnet das System automatisch aus den ersten beiden Terminen die Dauer und die dazwischen liegende Pause.

    • "Start/Ende": Wählen Sie ein Start- und Enddatum mit Uhrzeit. Klicken Sie anschließend auf das "+"-Symbol, um weitere Termine zu generieren.

    • "Wiederkehrend": Sie können immer wiederkehrende Termine, beispielsweise immer mittwochs, erstellen. Dabei können Sie einen Start- und einen Endtermin wählen.
      Tipp: Um weitere wiederkehrende Termine hinzuzufügen, müssen Sie den Anlass zunächst fertig stellen und dann anschließend einen weiteren Termin hinzufügen.

    • Online-Termin: Wählen Sie hier “Andere Anbieter” und geben Sie die URL zum Zoom-Meeting ein.

  3. Um weitere Anlässe anzulegen, klicken Sie oben links auf "Zurück" und dort auf "Anlass erstellen".
    Weiterhin können Sie über das Zahnrad-Symbol...
    ... jeden bereits angelegten Anlass bearbeiten.
    ....den TeilnehmerInnenkreis auf eine bestimmte Gruppe einschränken.
    ....eine TeilnehmerInnenliste exportieren.
    .... den Anlass duplizieren.
    .... den Anlass löschen.

    • Bei "Anlass duplizieren" können Sie die bereits eingestellten Termine auch um eine bestimmte Zeitspanne verschieben.

  4. Falls Sie unsere Kursvorlage für einen Sprechstunden-Kurs genutzt haben, so müssen Sie den Status des Kurses (links oben) noch auf "Veröffentlicht" stellen. Zudem müssen Sie den Kurs unter Administration in den Einstellungen im Tab Freigabe auf "buchbare und offene Freigabeart" stellen und speichern. Erstellen Sie dann die Freigabe "ohne Buchung".

  5. Studierende von einem Termin zu einem anderen umbuchen / Termine löschen.
    Es kann notwendig sein, Studierende von einem zu einem anderen Termin umzubuchen.

    • Klicken Sie hierfür bei einem Termin auf die drei Punkte.

    • Klicken Sie dort auf "BenutzerIn entfernen". Buchen Sie die Studierenden in einen anderen Termin um.

    • Sie können einen Termin an dieser Stelle auch löschen und so auch ermöglichen, dass sich Studierende selbstständig umbuchen.

  6. Studierende erhalten bei einer Umbuchung oder einer Bestätigung eines Termins eine Bestätigungsmail.

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