Terminplanung - Termine digital organisieren

FELIX 30-151

Was Sie wissen müssen

Der Baustein "Terminplanung" ermöglicht eine digitale Organisation und Vergabe von Terminen für verschiedene Anlässe (z.B. für die Organisation von Sprechstunden oder Klausureinsichten). Dies gilt für die Organisation von Präsenz-Terminen ebenso wie für die Organisation von Online-Terminen.
Wenn es sich um Online-Termine handelt, dann können Sie entweder externe Online-Räume nutzen und die URL hinterlegen, oder die integrierte BigBlueButton(BBB)-Instanz nutzen und direkt in der Terminplanung einen BBB-Raum integrieren.

Wenn Sie Sprechstundentermine über FELIX organisieren möchten, empfehlen wir Ihnen die Kursvorlage zu kopieren und dort den Sprechstundenbaustein wie in dieser Anleitung gezeigt zu konfigurieren.

Was Sie tun müssen

  1. Falls noch nicht geschehen, fügen Sie den Baustein Terminplanung in Ihren Kurs ein (HelpCard 30-150).

    • Wenn Sie Sprechstunden über FELIX organisieren möchten, können Sie unsere Kursvorlage kopieren. Dort befindet sich bereits ein Baustein "Terminplanung" mit dem Titel "Sprechstunde".

  2. Wechseln Sie zuerst in die Rolle des Betreuers.

    • Rufen Sie hierzu unter der Administration die Mitgliederverwaltung auf.

    • Setzen Sie ein Häkchen vor Ihren Namen und klicken Sie am Ende der Seite auf "Bearbeiten". Wählen Sie Betreuer aus und klicken Sie auf "OK".

    • Schließen Sie die Mitgliederverwaltung oben rechts mit dem roten Kreuz und kehren Sie zurück in die Kursansicht. Wechseln Sie oben rechts im Drop-Down-Menü auf die Rolle des Betreuers.

  3. Erstellen Sie einen Anlass, indem Sie rechts oben auf "Anlass erstellen" klicken, einen Titel eingeben (z.B. Sprechstunde, Klausureinsicht) und den Anlass nach Ihren Wünschen konfigurieren:

    • Geben Sie, wenn gewünscht, eine Beschreibung des Termins ein.

    • Belassen Sie bei "Typ" die Voreinstellung auf "Terminbuchung".

    • Konfiguration: Bei Auswahl mehrerer Termine können Sie festlegen, ob Studierende mehrere Termine wählen dürfen. Ist das nicht gewünscht, deaktivieren Sie diese Option.

    • Konfiguration: Bei Terminbestätigung können Sie festlegen, ob Sie die von den Studierenden gewählten Termine bestätigen möchten. Ist das nicht gewünscht, dann deaktivieren Sie diese Option.

    • Haben Sie bei der "Konfiguration" "Terminbestätigung durch Betreuer/Besitzer" aktiviert, so müssen Sie gewählte Termine später aktiv bestätigen.
      Klicken Sie auf den jeweiligen Anlass und dann auf "Termine anzeigen". Zunächst erscheinen Ihnen die von den Studierenden ausgewählten Termine mit dem Label "geplant". Sie müssen diese dann mit Klick auf "Bestätigen" "Bestätigen". Es erscheint das Label "bestätigt". Die Studierenden erhalten eine Bestätigungsmail.

    • Konfiguration: Bei "Teilnehmer für andere Teilnehmer sichtbar" können Sie festlegen, ob Teilnehmende von Terminen für andere Studierende sichtbar sind. Wir empfehlen Ihnen diese Option zu deaktivieren, um Anonymität zu gewährleisten.

    • Betreuer: Erscheint nur, falls Sie Personen als Betreuer in Ihren Kurs eingetragen haben. Sie können - wenn gewünscht - ein oder mehrere Betreuer auswählen. Diese werden den Teilnehmenden anschließend im Anlass angezeigt ("Termin mit [Name der Betreuer]"). Die Betreuer können per Abo-Funktion eine Benachrichtung über gebuchte Termine seitens der Studierenden erhalten.

    • Sie möchten einen externen Online-Raum nutzen und hier die URL zu diesem Raum nennen? Geben Sie dann bei Ort die URL Ihrer Online-Sprechstunde ein (zum Beispiel Termine zu finden im Baustein BigBlueButton, URL zu Alfaview-Raum). Wenn Sie die integrierte BigBlueButton-Instanz hier direkt nutzen wolllen, dann lassen Sie dieses Feld hier leer.

    • Bei "Max. Teilnehmer" können Sie, wenn gewünscht, die Personenanzahl des Anlasses begrenzen.
      Falls Sie Ihre Online-Termine über die unten zur Verfügung stehende BigBlueButton-Integration organisieren wollen, gilt folgendes:
      Die maximale Personen-Anzahl pro Anlass wird dann durch die Raumvorlage bestimmt, die Sie weiter unten wählen.

    • Wählen Sie die gewünschte Terminart:
      "Dauer", "Start /Ende"
      oder "Wiederkehrend".

    • "Dauer" Wählen Sie ein Startdatum und Uhrzeit und geben Sie die Dauer des Termins in Minuten an. Klicken Sie anschließend auf das "+"-Symbol, um weitere Termine zu generieren.
      Tipp: Tragen Sie zwei Termine ein, zum Beispiel Termin 1: 10:00 Uhr, Dauer 10 min, Ende 10:10 Uhr. Termin 2 soll um 10:15 beginnen und wieder 10 Minuten dauern. Ab dem dritten Termin berechnet das System automatisch aus den ersten beiden Terminen die Dauer und die dazwischen liegende Pause.

    • "Start/Ende": Wählen Sie ein Start- und Enddatum mit Uhrzeit. Klicken Sie anschließend auf das "+"-Symbol, um weitere Termine zu generieren.

    • "Wiederkehrend": Sie können immer wiederkehrende Termine, beispielsweise immer mittwochs, erstellen. Dabei können Sie einen Start- und einen Endtermin wählen.
      Tipp: Um weitere wiederkehrende Termine hinzuzufügen, müssen Sie den Anlass zunächst fertig stellen und dann anschließend einen weiteren Termin hinzufügen.

    • Bei "BBB-Raum" können Sie entscheiden, ob Sie einen direkt integrierten BigBlueButton-Raum nutzen wollen. Ist dies nicht der Fall, und Sie haben bereits einen externen Online-Raum bei "Ort" angegeben, dann belassen Sie hier "Nein" und "Speichern" Sie. Machen Sie weiter beim übernächsten Schritt.

      Wenn Sie einen Online-Termin via der "BigBlueButton" Integration durchführen möchten, wählen Sie hier "Ja" aus und machen Sie weiter beim nächsten Schritt.

  4. Konfigurieren Sie Ihren integrierten BBB-Raum.

    • Sie können einen Begrüßungstext eingeben, der im BigBlueButton-Raum als Willkommensnachricht im Chatbereich für alle Teilnehmenden angezeigt wird.

    • Wählen Sie bei Raumvorlage die gewünschte Vorlage (Individual-Termin= 1 Person oder Gruppen-Termin= bis zu 10 Personen, Raumvorlage Meeting= bis zu 50 Personen) mit gewünschter Kapazität aus. Wenn Sie einen Gruppen-Termin mit weniger als den hinterlegten 10 Personen planen, so geben Sie bei "Max. Teilnehmer" die gewünschte Teilnehmer-Anzahl ein.

    • Sie können eine Vorlaufzeit (zwischen 0 - 15 Minuten) definieren, in der das Meeting bereits von den Kursbetreuern und Besitzern, nicht aber von Teilnehmenden, gestartet werden kann, z.B. um eine Präsentation bereitzustellen. Auch eine Nachlaufzeit (zwischen 0 - 15 Minuten) ist möglich. So wird das Meeting nicht nach Ablauf der Terminzeit automtisch beendet, sondern läuft um die Anzahl an Minuten weiter, die Sie hier definieren.

    • Wenn Sie mehrere Termine hintereinander anbieten möchten, empfiehlt es sich eine kurze Pause zwischen den Terminen zu konfigurieren. Es ist ratsam darauf zu achten, dass sich die Termine nicht überlappen (z.B. durch die Vor- und Nachlaufzeit).

    • Der Button "Meeting beitreten" wird erst zum Zeitpunkt des entsprechenden Termins sichtbar (und nur, wenn ein Termin auch von mindestens einem Teilnehmenden gebucht wurde).
      Um dem Meeting zum entsprechenden Zeitslot beizutreten, müssen Sie aus der Terminansicht links oben "Zurück" navigieren, auf die Ebene des "Anlasses".

    • Speichern Sie Ihre Eingaben.

  5. Um weitere Anlässe anzulegen, klicken Sie oben links auf "zurück" und dort auf "Anlass erstellen".
    Weiterhin können Sie über das Zahnrad-Symbol...
    ... jeden bereits angelegten Anlass bearbeiten.
    ....den Teilnehmerkreis auf eine bestimmte Gruppe einschränken.
    ....eine Teilnehmerliste exportieren.
    .... den Anlass duplizieren.
    .... den Anlass löschen.

    • Bei "Anlass duplizieren" können Sie die bereits eingestellten Termine auch um eine bestimmte Zeitspanne verschieben.

  6. Falls Sie unsere Kursvorlage für einen Sprechstunden-Kurs genutzt haben, so müssen Sie den Kurs noch veröffentlichen und unter Administration in den Einstellungen im Tab Freigabe auf "offen" zugänglich stellen.

  7. Studierende von einem Termin zu einem anderen umbuchen:
    Es kann notwendig sein, Studierende von einem zu einem anderen Termin umzubuchen, zum Beispiel wenn Sie konfiguriert haben, dass nur ein Termin innerhalb eines Anlasses gewählt werden darf.
    Erst wenn Sie den bereits vergangenen Termin mit Klick auf die drei Punkte und "Löschen" entfernen, ist es diesem Studierenden wieder möglich einen weiteren Termin zu belegen.
    Alternativ können Sie Studierende auch in einen anderen Termin umbuchen.
    Klicken Sie hierfür auf einen Termin, der von den Studierenden gewählt wurde und dort auf "Benutzer entfernen". Buchen Sie die Studierenden in einen anderen Termin um.

  8. Studierende erhalten bei einem gewählten Termin eine Bestätigungsmail - ggf. müssen Sie hierfür (wenn konfiguriert) den von Studierenden gewählten Termin erst bestätigen.

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