Terminplanung - Einen gemeinsamen finden (doodeln)

FELIX 30-152

Was Sie wissen müssen

Der Baustein "Terminplanung" ermöglicht neben der digitalen Vergabe und Organisation von Terminen auch eine gemeinsame Terminfindung (analog zu Doodle).

Was Sie tun müssen

  1. Um den Baustein Terminplanung in Ihren Kurs einzufügen, führen Sie Schritt 1-5 der HelpCard 30-150 aus.

  2. Wechseln Sie zuerst in die Rolle des Betreuers.

    • Rufen Sie hierzu unter der Administration die Mitgliederverwaltung auf.

    • Setzen Sie ein Häkchen vor Ihren Namen und klicken Sie am Ende der Seite auf "Bearbeiten". Wählen Sie Betreuer aus und klicken Sie auf "OK".

    • Schließen Sie die Mitgliederverwaltung oben rechts mit dem roten Kreuz und kehren Sie zurück in die Kursansicht. Wechseln Sie oben rechts im Drop-Down-Menü auf die Rolle des Betreuers.

  3. Erstellen Sie einen Anlass, indem Sie rechts oben auf "Anlass erstellen" klicken, einen Titel eingeben (z.B. Terminfindung für Frage-Antwort-Runde) und den Anlass nach Ihren Wünschen konfigurieren:

    • Geben Sie einen Titel (=Anlass des Termins) ein, zum Beispiel "Frage-Antwort-Runde", "Exkursion". Sie können, wenn gewünscht, eine Beschreibung des Termins hinzufügen.

    • Bei "Typ" stellen Sie um auf "Terminfindung".

    • Konfiguration: Bei Auswahl mehrerer Termine können Sie festlegen, ob Studierende mehrere Termine wählen dürfen. Ist das nicht gewünscht, deaktivieren Sie diese Option.

    • Konfiguration: Bei "Teilnehmer für andere Teilnehmer sichtbar" können Sie festlegen, ob Teilnehmende von Terminen für andere Studierende sichtbar sind. Wir empfehlen Ihnen diese Option zu deaktivieren, um Anonymität zu gewährleisten.

    • Betreuer: Erscheint nur, falls Sie Personen als Betreuer in Ihren Kurs eingetragen haben. Sie können - wenn gewünscht - ein oder mehrere Betreuer auswählen. Diese werden den Teilnehmenden anschließend im Anlass angezeigt ("Termin mit [Name der Betreuer]"). Die Betreuer können per Abo-Funktion eine Benachrichtung über gebuchte Termine seitens der Studierenden erhalten.

    • Sie möchten einen externen Online-Raum nutzen und hier die URL zu diesem Raum nennen? Geben Sie dann bei Ort die URL Ihrer Online-Sprechstunde ein (zum Beispiel Termine zu finden im Baustein BigBlueButton, URL zu Alfaview-Raum). Wenn Sie die integrierte BigBlueButton-Instanz hier direkt nutzen wolllen, dann lassen Sie dieses Feld hier leer.

    • Wählen Sie nun die gewünschte Terminart:
      "Dauer", "Start /Ende"
      oder "Wiederkehrend".

    • "Dauer" Wählen Sie ein Startdatum und Uhrzeit und geben Sie die Dauer des Termins in Minuten an. Klicken Sie anschließend auf das "+"-Symbol, um weitere Termine zu generieren.
      Tipp: Tragen Sie zwei Termine ein, zum Beispiel Termin 1: 10:00 Uhr, Dauer 10 min, Ende 10:10 Uhr. Termin 2 soll um 10:15 beginnen und wieder 10 Minuten dauern. Ab dem dritten Termin berechnet das System automatisch aus den ersten beiden Terminen die Dauer und die dazwischen liegende Pause.

    • "Start/Ende": Wählen Sie ein Start- und Enddatum mit Uhrzeit. Klicken Sie anschließend auf das "+"-Symbol, um weitere Termine zu generieren.

    • "Wiederkehrend": Sie können immer wiederkehrende Termine, beispielsweise immer mittwochs, erstellen. Dabei können Sie einen Start- und einen Endtermin wählen.
      Tipp: Um weitere wiederkehrende Termine hinzuzufügen, müssen Sie den Anlass zunächst fertig stellen und dann anschließend einen weiteren Termin hinzufügen.

    • Bei "BBB-Raum" können Sie entscheiden, ob Sie einen direkt integrierten BigBlueButton-Raum nutzen wollen. Ist dies nicht der Fall, und Sie haben bereits einen externen Online-Raum bei "Ort" angegeben, dann belassen Sie hier "Nein" und "Speichern" Sie. Machen Sie weiter beim übernächsten Schritt.

      Wenn Sie einen Online-Termin via der "BigBlueButton" Integration durchführen möchten, wählen Sie hier "Ja" aus und machen Sie weiter beim nächsten Schritt.

    • Wenn Sie mit mehr als 50 Personen eine Terminfindungs-Umfrage durchführen wollen, dann können Sie die BigBlueButton-Integration an dieser Stelle nicht nutzen. Meetings mit mehr als 50 Personen sollten Sie besser in Alfaview durchführen. Die Raumvorlage "Meetings (bis 50)" erlaubt maximal 50 Personen gleichzeitig pro Termin.

  4. Konfigurieren Sie Ihren integrierten BBB-Raum.

    • Sie können einen Begrüßungstext eingeben, der im BigBlueButton-Raum als Willkommensnachricht im Chatbereich für alle Teilnehmenden angezeigt wird.

    • Wählen Sie bei Raumvorlage den gewünschten Meeting-Raum mit gewünschter Kapazität aus. Die Raumvorlage bestimmt die maximal mögliche Anzahl an Teilnehmer des Meetings (zum Beispiel Gruppen-Termin= bis zu 10 Personen oder Raumvorlage Meeting= bis zu 50 Personen).

    • Sie können eine Vorlaufzeit (zwischen 0 - 15 Minuten) definieren, in der das Meeting bereits von den Kursbetreuern und Besitzern, nicht aber von Teilnehmenden, gestartet werden kann, z.B. um eine Präsentation bereitzustellen. Auch eine Nachlaufzeit (zwischen 0 - 15 Minuten) ist möglich. So wird das Meeting nicht nach Ablauf der Terminzeit automtisch beendet, sondern läuft um die Anzahl an Minuten weiter, die Sie hier definieren.

    • Der Button "Meeting beitreten" wird erst zum Zeitpunkt des entsprechenden (von Ihnen ausgewählten) Termins sichtbar.
      Um dem Meeting zum entsprechenden Zeitslot beizutreten, müssen Sie aus der Terminansicht links oben "Zurück" navigieren, auf die Ebene des "Anlasses".

    • Speichern Sie Ihre Eingaben.

  5. Um weitere Anlässe anzulegen, klicken Sie oben links auf "zurück" und dort auf "Anlass erstellen".
    Weiterhin können SIe über das Zahnrad-Symbol...
    ...jeden bereits angelegten Anlass bearbeiten
    ....den Teilnehmerkreis auf eine bestimmte Gruppe einschränken
    ....eine Teilnehmerliste exportieren
    .... den Anlass duplizieren
    .... den Anlass löschen

    • Bei "Anlass duplizieren" können Sie die bereits eingestellten Termine auch um eine bestimmte Zeitspanne verschieben.

  6. Von Teilnehmenden gewählte Termine werden bei diesen zunächst mit "Geplant" angezeigt.
    Sie können dann den mehrheitlich geplanten Termin "bestätigen."

    • Es erscheint das Label "bestätigt". Die Studierenden erhalten eine Bestätigungsmail.

    • Studierende erhalten dann eine Bestätigungsmail.

    • Der Button "Meeting beitreten" via der integrierten BBB-Instanz wird erst sichtbar, wenn die Zeit des Termins eingetreten ist.

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