Abwesenheiten erfassen - Erstkonfiguration

FELIX 20-140

Was Sie wissen müssen

FELIX bietet Ihnen die Möglichkeit, Anwesenheitslisten online zu führen und Fehlzeiten zu dokumentieren. Die Anwesenheitskontrolle wird pro Kurs geführt.

Um diese Option nutzen zu können, müssen Sie zunächst eine Erstkonfiguration in Ihrem Kurs vornehmen, und zwar:
1.) die Abwesenheitserfassung in Ihrem Kurs aktivieren und
2.) für jeden Veranstaltungstermin, für den die An- zw. Abwesenheit erfasst werden soll, einen Termin anlegen.

Um die Abwesenheitserfassung nutzen zu können, benötigen Sie in dem gewünschten Kurs neben Besitzer-Rechten.
Betreuende können keine Termine erstellen, aber die Abwesenheiten in einem Termin verwalten

Die Vorgehensweise zur konkreten Erfassung von Abwesenheiten beschreibt die Helpcard Interner Link öffnet sich im gleichen Fenster:Abwesenheiten im Kurs erfassen (FELIX 20-145).

Was Sie tun müssen

  1. Sie müssen die Termin- und Absenzenverwaltung im jeweiligen Kurs einmalig aktivieren.
    Rufen Sie unter Administration die "Einstellungen" auf, aktivieren Sie im Tab "Durchführung" unter "Konfiguration Termin- und Absenzenverwaltung im Kurs  die Option "Termin- und Absenzeverwaltung" > “EIN”. Kontrollieren Sie, ob die Standardeinstellungen Ihren Vorgaben entspricht und überschreiben Sie diese ggf. Speichern Sie Ihre Änderung und schließen Sie die Einstellungen oben über das rote Kreuz.

  2. Pro Veranstaltungstermin müssen Sie einen Termin anlegen.
    Rufen Sie dazu unter Administration die “Termine und Absenzen” auf oder klicken Sie in der Toolbar auf “Termine”.
    Für die Erfassung einer wöchentlichen Lehrveranstaltung können Sie entweder die Termine einzeln anlegen und weitere Termine kopieren und diese anpassen (nächster Schritt) oder eine ganze Terminliste importieren (Excel-Import: übernächster Schritt).
     

    • Sollte "Termine und Absenzen" nicht angezeigt werden, versuchen Sie es zunächst mit einem Reload der Seite.

    • Die Einstellungen öffnen sich.

  3. Um Termine direkt in FELIX zu erstellen, klicken Sie (oben rechts) auf "Termin hinzufügen".

    • Vergeben Sie einen Titel (z.B. Labor 1 - Gruppe A) und belassen Sie bei Einheit die Zahl 1.
      Das Kennzeichen ist freiwillig, kann aber bei der Identifizierung helfen, wenn es Termine mit gleichem Titel gibt.

    • Sie könnten auch Termine mit bis zu 12 Einheiten erstellen. Dies macht dann Sinn, wenn Sie es ermöglichen möchten, dass Teilnehmende einzelne Einheiten aus einem Termin fehlen können und nicht gleich den gesamten Termin als abwesend eingetragen bekommen.

    • Wählen Sie das Datum und Beginn und Ende der ersten Veranstaltung aus.

    • Haken Sie bei Dozenten die Personen an, die die Abwesenheiten im Kurs erfassen sollen. Wenn diese Person noch nicht in der Mitgliederverwaltung hinzugefügt ist, können Sie das auch später nachholen.

    • Es werden Ihnen unter "Dozenten" nur Personen angezeigt, die im Kurs Betreuer-Rechte haben.

    • Sollte der Termin nicht in Präsenz stattfinden, dann stellen Sie den Schieberegel bei Online Meeting auf “EIN” und bei “Präsenz" auf “AUS”.

    • Speichern Sie Ihre Änderungen.

    • Wenn Sie bei einzelnen Terminen unterschiedliche Gruppen vorgesehen haben (z.B. Labor 1 - Gruppe A und Labor 1 - Gruppe B), dann müssen Sie diese unter Administration > Einstellungen >  Termine und Absenzen im jeweiligen Termin nachtragen.

      Öffnen Sie dazu mit dem Pluszeichen den entsprechenden Termin und  schließen Sie mit dem 3-Punkte-Menü die jeweils angezeigte Gruppe(n) ein oder aus.

    • Nach der Konfiguration eines Termins, können Sie diesen für jede Ihrer Veranstaltungssitzungen mit Klick auf das 3-Punkte-Menü am Ende der Tabelle mit "Kopieren" duplizieren. 

    • Klicken Sie dann im kopierten Block auf das Bleistift-Symbol um den Titel und die weiteren Optionen insbesondere den Dozierenden und das Datum anzupassen. Denken Sie daran über das Pluszeichen evtl. eingestellte Gruppen zu ändern.

  4. Öffnen Sie das Dropdown-Menü neben dem Button “Termin hinzufügen" und klicken Sie auf “Termine importieren”. Laden Sie sich die Excel-Import-Vorlage herunter und klicken Sie in der Exceltabelle auf "Bearbeitung aktivieren".

    • Füllen Sie im Tabellenblatt "Ausfüllen" die entsprechenden Metadaten sowie die Unterrichtseinheiten (Datum im Format tt.mm.jjjj sowie Start und Ende) entsprechend dem Beispiel aus.

    • Haben Sie Gruppen im Kurs und wollen Sie die Termine gruppenspezifisch machen, dann geben Sie die Gruppe wie im Beispiel mit “GROUP:: Gruppentitel” ein. Achten Sie darauf, dass die den korrekten Gruppentitel verwenden, sonst können die Termine nicht zugeordnet werden.

    • Kopieren Sie Spalte A-I ggf. auch bis M z.B. mit STRG + C in Ihre Zwischenablage.

    • Fügen Sie die Daten z.B. mit STRG+V  in den noch offenen Importdialog.
      Sollten Sie den Importdialog bereits geschlossen haben, dann öffnen diesen mit Schritt 4 erneut.

    • Klicken Sie auf "Weiter" und "Fertigstellen".

    • Die Termine werden in der Liste angezeigt. Kontrollieren Sie ggf. die Gruppenzuteilung.

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