Abwesenheiten im Kurs erfassen

FELIX 20-145

Was Sie wissen müssen

FELIX bietet Ihnen die Möglichkeit, Anwesenheitslisten online zu führen und Fehlzeiten zu dokumentieren. Die Anwesenheitskontrolle wird pro Kurs geführt.

Standardmäßig geht FELIX davon aus, dass die Teilnehmenden anwesend waren. Abwesenheiten müssen explizit als solche erfasst werden.

Um eine Abwesenheitserfassung in Ihrem Kurs nutzen zu können, müssen Sie zunächst bestimmte Vorkehrungen treffen (siehe Helpcard Interner Link öffnet sich im gleichen Fenster:Abwesenheiten erfassen - Erstkonfiguration (FELIX 20-140)).

Was Sie tun müssen

  1. Um Abwesenheiten für einen Veranstaltungstermin zu erfassen, klicken Sie oben in der Toolbar des Kurses auf "Termine".

    • Die Übersicht über die bereits angelegten Veranstaltungs-Termine erscheint.

    • Aktuelle und zukünftige Termine erscheinen im Tab “Relevant.
      Ein laufender Termin ist im Status mit ”Am laufen” orange markiert.
      Zukünftige Termine sind mit “Als nächstes geplant" oder "Geplant” blau markiert.

      Vergangene Termine finden Sie im Tab “Vergangene” mit einem rotmarkierten “Erledigt” im Status.

    • Termine, deren Starttermin in der Zukunft liegt, können nicht bearbeitet werden. 
      Geplante Abwesenheiten können daher nicht im Voraus erfasst werden.

  2. Klicken Sie nun im "aktuellen" oder im "pendenten" Termin hinten in der Tabelle auf das "Buch-Icon".

    • Sollten Sie das Buch-Icon in der Tabelle der offenen/pendenten Termine nicht finden, dann  öffnen Sie die Tabellenkonfiguration über Zahnrad oberhalb der Tabelle und kontrollieren Sie, ob die Details in dem sich öffnenden Fesnter angehakt sind.

    • Die Teilnehmenden der Veranstaltung/Gruppen werden Ihnen aufgelistet.

  3. Alle Teilnehmenden sind zunächst als Anwesend gelistet.
    Eine Abwesenheiten wird durch das Aktivieren der entsprechenden Checkbox (z.B. E.1) bzw. durch einen Klick auf "Alle" (wenn die Abwesenheit für alle Einheiten eines Termins gilt) gesetzt.
    Anschließend kann definiert werden, ob die Abwesenheit entschuldigt war oder nicht.

    • Für eine entschuldigte Abwesenheit muss eine Begründung mit dem Post-it-Icon in der Spalte “Entschuldigt” hinzugefügt werden.

    • Zu jeder personenbezogenen Abwesenheit kann ferner ein Kommentar ergänzt werden. 
      Dieser Kommentar ist für den Kursbetreuenden und Kursteilnehmenden sichtbar.

  4. Schließen Sie die Termin ab, sofern Sie alle Abwesenheiten erfasst haben.
    Nur abgeschlossene Termine werden dann auch in der Anzeige der Teilnehmenden-Übersicht berücksichtigt.

    • Mit "Zwischenspeichern" wird der aktuelle Stand gespeichert und die Erfassung kann zu einem späteren Zeitpunkt weitergeführt werden.

      Gibt es im Nachhinein noch Änderungen z.B. ein nachgereichtes Attest, können Sie über das Buch-Icon und den entsprechenden Button die “Termin wiederöffnen” auch abgeschlossene Termine wieder bearbeiten.

    • Ist ein Termin ausgefallen, z.B. weil der Dozierende krank war, sollte die Option "Termine absagen" gewählt werden.

  5. Sofern keine weiteren "pendenten" Termine ausstehen, haben Sie die Abwesenheitserfassung erfolgreich abgeschlossen.

  6. Um einen Gesamtüberblick der Abwesenheitsquote über alle Teilnehmenden hinweg einzusehen, öffnen Sie in der Toolbar “Termine” den Tab “TeilnehmerInnen”

    • Eine Liste der Teilnehmenden und deren Abwesenheitsquote wird angezeigt.

    • Um erneut einzelne Termine zu bearbeiten oder die erfassten Abwesenheiten der Teilnehmenden einzusehen bzw. zu verändern, öffnen Sie wieder den Tab "Termine". 

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