Holding oral exams in BigBlueButton

BBB 10-100

What you need to know

BigBlueButton allows you to create password-protected rooms for your oral exams. In addition, you can remove unwanted users from a meeting or exam.
Please note: BigBlueButton with all cameras turned on is only recommended for groups <10 people.

Please use the new URL for exams:https://bbb.hs-furtwangen.de/.

How to create a conference room is shown in Helpcard 10-010.
This helpcard is intended to help you configure your desired settings according to your desired exam scenario.
By default, any person who knows the URL (and the password set, if applicable) can call the meeting - but cannot start it until you, as the room owner, also join the meeting.

You as the creator of a room can also "share" a room with another reviewer (HFU member) (via "Manage Access"), so that they also have rights to that room.

The following additional room settings can be used if required:
"Mute users when entering":
Participants join the meeting on mute to minimize unwanted background noise. The microphone can be switched on by the participants at any time

"Release by moderator before entering the room":
A moderator must allow each participant to enter.

"Any user can start the conference":
Any examinee who knows the configured room code can start the meeting without you, the meeting creator, starting it. This setting can be helpful to allow examinees to perform a technology check in advance, for example.

"All users join as presenter":
All entering reviewers and examinees become moderators. Presenters can independently take on the role of presenter.
You as a moderator can also upgrade or downgrade a participant to a moderator or presenter at any time in the meeting without this setting.

What you have to do

  1. Hinweise zum Browser: Wir empfehlen Google Chrome zu nutzen und dies an Ihre Studierenden zu kommunizieren.
    Hinweise zum Upload von Dateien: Wir empfehlen diese als PDF hochzuladen und nicht als Powerpoint/Word/Excel Datei, um eine uneingeschränkte Darstellbarkeit der Inhalte zu gewährleisten. BigBlueButton speichert hochgeladene Dateien nicht langfristig innerhalb eines Raumes.
    Hinweise zum Beenden einer Konferenz: Als Moderator haben Sie die Möglichkeit (3 Punkte rechts oben) sich "Auszuloggen" oder eine "Konferenz zu beenden". Beachten Sie: Bei letzerem beenden Sie die Konferenz für alle teilnehmenden Personen.

  2. Szenario 1: Sie möchten eine einzelne Prüfung mit einem oder mehreren Prüflingen durchführen.

    • Erstellen Sie einen Raum mit Zugangscode wie in HelpCard 10-010 beschrieben.

    • Die Raumeinstellung "Jeder Teilnehmer kann die Konferenz starten" kann hilfreich sein, damit Prüflinge jederzeit vor der Prüfung - ohne dass Sie als Raum-Besitzer anwesend sein müssen - das Meeting betreten und z.B. einen Technik-Check durchführen können.

    • Sollen Prüflinge eine Präsentation hochladen, so müssen diese Moderatorenrechte besitzen. Stellen Sie in den Raumeinstellungen "Alle Teilnehmer nehmen als Moderator teil" ein, so können diese - sofern Sie auch das Meeting starten dürfen - bereits einige Minuten vor Beginn der Prüfung die Datei hochladen. Achtung: Der Prüfling sollte sich nach Upload der Datei jedoch nicht mehr aus dem Meeting ausloggen, damit die Datei im Meeting gespeichert bleibt.

  3. Szenario 2: Sie möchten mehrere Prüfungen hintereinander ohne "Warteraum" durchführen. Bei diesen Raumeinstellungen ist es nicht möglich, dass die Prüflinge vorab in das Meeting gelangen, um z.B. einen Technik-Check durchführen können.

    • Erstellen Sie einen Raum wie in HelpCard 10-010 beschrieben und aktivieren Sie in den Raumeinstellungen "Freigabe durch Moderator bevor der Raum betreten werden kann".

    • Aktivieren Sie nicht "Alle Nutzer nehmen als Moderator teil", da dies die vorige Einstellung sozusagen "aushebelt".

    • Der Raum kann von den Prüflingen, deren Prüfung hintereinander stattfindet, nur dann betreten werden, wenn ein Moderator dies erlaubt.

    • Um weitere Personen den Einlass zu gewähren, klicken Sie links auf "Wartende Teilnehmer".

    • Den Zutritt für "Alle Autorisierten erlauben" bedeutet alle durch den HFU-Account autorisierten Personen den Eintritt in den Raum zu gewähren.
      "Alle Gäste erlauben" erlaubt den Zutritt für alle Personen, die das Meeting über die URL - ohne HFU Verifizierung - aufrufen.
      Sie können weiterhin "Allen" Wartenden den Zutritt erlauben oder verweigern. Ebenso können Sie einzelne Personen akzeptieren oder den Zutritt verweigern.

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FU C1.10 | VS C1.01 | TUT A3.04

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